Зміст вступ



Сторінка1/7
Дата конвертації23.05.2017
Розмір0.57 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7


MASARYKOVA UNIVERZITA V BRNĚ

FILOZOFICKÁ FAKULTA

ÚSTAV SLAVISTIKY






ДО ПИТАННЯ СПЕЦИФІКИ ОФОРМЛЕННЯ КОМЕРЦІЙНОЇ ПЕРЕПИСКИ

(на матеріалі української та чеської мов)


Bakalářská práce


Vypracovala: Oreshko Olga

Vedoucí prace: doc. Galyna Myronova, CSc.


Brno 2006

Závazně prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně a použila jen uvedenou literaturu.


V Brně dne 11. 12. 2006 Olga Oreshko

Děkuji doc. Halyně Myronové, CSc. za pomoc a cenné rady, které mi poskytovalа při psaní této práce.



Chtěla bych také poděkovat své rodině a příteli za podporu, kterou mi po celou dobu poskytovali.

ЗМІСТ




Вступ


5

  1. Ділові листи в українській діловій кореспонденції




7

    • Офіційно-діловий стиль. Найважливіші ознаки офіційно-ділового стилю




7
    • Діловодство. Класифікація документів



8
    • Ділова кореспонденція. Класифікація ділових листів



10
    • Характеристика ділових листів



12
    • Вимоги до складання ділових листів. Оформлення ділових листів



15





  1. Стисла характеристика оформлення ділових листів

у чеській діловій кореспонденції




25





  1. Порівняльний аналіз специфічних властивостей

оформлення ділових листів українською та чеською мовами




28
    • Відмінності при оформленні ділової кореспонденції

українською та чеською мовами



28
    • Загальні відмінності при складанні текстів українською та чеською мовами



31





Висновки




33









Závěr


35

Список використаних джерел




36










Додатки




38


ВСТУП

Спілкування є основою життєдіяльності людей та їхньої взаємодії. Спілкування в житті кожної людини відбувається одночасно на декількох рівнях. Це може бути спілкування з родиною, друзями, з незнайомими людьми – на розмовному рівні. Спілкування в державних, медичних, освітніх закладах тощо. Але в даній роботі увага буде сконцентрована на спілкуванні у діловій сфері.

Ділова сфера є однією з життєво важливих сфер діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

З моменту проголошення незалежності України єдиною державною мовою України стала українська мова, тобто від цього часу все ділове спілкування, в тому числі оформлення ділових паперів, має проводитися саме українською мовою. Це означає, що набуває актуальності визначення основних засад україномовного діловодства – складання та оформлення ділових паперів (наприклад, законів, угод, ділових листів тощо).



В даній роботі досліджуватимуться основні аспекти оформлення ділового листування. Україна розширює своє ділові контакти, в тому числі й за межі держави, тому зараз досить актуальним для вивчення практичної української мови, а саме – її ділової документації, кореспонденції, є визначення основних рис ділового листування, специфічних норм оформлення комерційних листів.

Об’єктом даного дослідження виступатиме ділова кореспонденція (листування) в українській мові, основні типи ділових листів, основні принципи оформлення ділової кореспонденції. Предметом дослідження є аналіз принципів оформлення ділових листів та аналіз специфічних властивостей оформлення комерційного листування українською мовою.

Основною метою дослідження є визначення специфічних рис оформлення ділових листів в українській діловій кореспонденції та порівняння їх зі специфічними властивостями оформлення ділових листів у інших мовах (головним чином, у чеській). Для цього можна визначити основні завдання, які автор роботи ставить перед собою для досягнення вищезазначеної мети:

  1. відібрати певний матеріал, за допомогою котрого можливо проаналізувати характерні особливості ділового листування в українській мові;

  2. систематизувати знайдену інформацію;

  3. проаналізувати характерні особливості оформлення ділового листування в українській мові на основі зібраного матеріалу;

  4. стисло проаналізувати характерні особливості оформлення ділового листування в чеській мові;

  5. на підставі здійсненого дослідження зробити висновки стосовно відмінностей оформлення української та чеської ділової кореспонденції.

У дослідженні застосовуватимуться такі методи дослідження як аналіз, синтез і порівняння.

Зазначена робота матиме важливе значення як для студентів, котрі вивчають українську мову, так і для інших людей, котрі хотіли б ознайомитися з основними правилами складання ділових листів українською мовою та, зокрема, зі специфічними властивостями оформлення ділового листування в українській мові.

Матеріалами для даного дослідження послужила низка підручників, довідкових та практичних видань українських, російських та чеських авторів (див. список використаних джерел). На підставі аналізу всіх цих джерел і було проведено представлене дослідження.

Ця робота складається зі вступу (ст. 5-6), основної частини (ст. 7-32), висновків (ст. 33-34), резюме чеською мовою (ст. 35), списку використаних джерел (ст. 36-37) і додатків (ст. 38-54).

У вступній частині обґрунтовується вибір теми, визначається актуальність теми, об’єкт та предмет дослідження, основна мета та методи дослідження, а також значення дипломної роботи.

Побудова основної частини дипломного дослідження зумовлена завданнями, спрямованими на досягнення мети, і складається з трьох розділів, перший з яких присвячений визначенню специфічних рис оформлення ділових листів в українській діловій кореспонденції на підставі аналізу використаних для написання дипломної роботи джерел, у другому розділі дається стисла характеристика оформлення ділових листів у чеській мові, а в третьому розділі проводиться порівняльний аналіз оформлення ділових листів українською та чеською мовами.

У висновках підведені підсумки даного дослідження. У резюме наведено основні тези даної роботи та висновки дослідження чеською мовою.

У додатках наведені практичні приклади, котрі ілюструють теоретичний матеріал, викладений у основній частині, типові мовні звороти, що використовуються у ділових листах різних типів, а також приклади оформлення ділових листів українською мовою та приклади оформлення ділових листів чеською мовою.


1. ДІЛОВІ ЛИСТИ В УКРАЇНСЬКІЙ ДІЛОВІЙ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Офіційно-діловий стиль. Найважливіші ознаки офіційно-ділового стилю.


Мова обслуговує усі сфери суспільного життя. В процесі історичного розвитку в мові виробилося багато різноманітних засобів висловлювання, що по-різному використувуються залежно від мети спілкування.

Офіційно-діловий стиль – це мова законів, указів, розпоряджень, звітів, ухвал, діловодства та листування. Матеріали, викладені у формі цього стилю, задовольняють потреби писемного (рідше усного) спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових стосунках між інституціями й установами, в громадській, виробничій та іншій діяльності окремих членів суспільства.

Найважливіші риси офіційно-ділового стилю можна згрупувати за лексичними та синтаксичними ознаками. До лексичних ознак офіційно-ділового стилю належать:

  • високий ступінь стандартизації мовних засобів. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші вияви стандартизації такі: широке вживання готових словесних конструкцій, що спрощує та полегшує процес укладання окремих видів документів; часта повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до однотипності способів вираження думки у подібних ситуаціях;

  • лексика офіційно-ділового стилю здебільшого нейтральна, характеризується вживанням в прямому значенні, відсутністю двозначних слів та висловів, точністю формулювань. Офіційно-діловий стиль не припускає двозначності сприймання тексту;

  • залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику;

  • відсутність емоційного забарвлення та образності; відсутність індивідуальних авторських рис.

До синтаксичних ознак офіційно-ділового стилю належать:

  • чіткі й нескладні речення. Найхарактерніші для цього стилю речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо). Уживаються, звичайно, й складні речення з сурядним і підрядним зв’язком, з відокремленими зворотами, зі вставними та вставленими конструкціями. У реченнях велику питому вагу мають розщеплені присудки, а також присудки, виражені дієсловами в формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності дії. Побудова речень відрізняється лаконізмом;

  • вживання усталених конструкцій, зокрема, безособових та наказових;

  • використання специфічних синтаксичних конструкцій, зокрема кліше (тобто сталих формул, закріплених за певними ситуаціями);

  • для чіткішої організації тексту запроваджують поділ на параграфи, пункти, підпункти.

Тексти в офіційно-діловому стилі повинні бути змістовними, точними. Для офіційно-ділового стилю характерні точність, послідовність, виразна логізація і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість висловлювання. Тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень.

Також до однієї з найважливіших ознак офіційно-ділового стилю належить наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення й способу опрацювання. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Обов’язковим реквізитом будь-якого документа є підпис.


Діловодство. Класифікація документів.


Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій [4, 5]1.

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку та має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Отже, це діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Це зафіксована певним чином на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини [4, 5].

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляються на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. Одні документи складаються самостійно, інші є форматованими носіями даних, що заповнюються автоматично або вручну. У практичній діяльності установ, організацій та підприємств найпоширеніші текстові документи, інформація котрих фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірний, переконливий, належним чином відредагований та оформлений, повинен містити конкретні та змістовні пропозиції й вказівки. Більшість документів має задовольняти, зокрема, таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він має бути правильно складений як за формою, так і за змістом.

Документи за різними ознаками поділяють на групи:



За спеціалізацією:

Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.


За призначенням:

Організаційні

Розпорядчі

Обліково-фінансові

Господарсько-договірні

Щодо особового складу

Інформаційні



За походженням:

Службові (офіційні)

Особисті


За місцем виникнення:

Внутрішні

Зовнішні1



За джерелами виникнення:

Первинні

Вторинні


За напрямком:

Вхідні

Вихідні


За формою:

Стандартні (типові)

Індивідуальні (нестандартні)



За складністю:

Прості (односкладні)

Складні


За стадіями створення:

Оригінали

Копії


За технікою відтворення:

Рукописні

Відтворені механічним способом



За терміном виконання:

Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові


За терміном зберігання:

Постійного зберігання

Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)


За секретністю (ступенем гласності):

Загальні

Для службового користування

Секретні (таємні)

Цілком секретні



За найменуванням:

Заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

Ділова кореспонденція. Класифікація ділових листів.


Основними засобами обміну інформацією між діловими партнерами є телефон, поштові повідомлення, телефакс та електронна пошта (e-mail). Основною одиницею комерційної кореспонденції є комерційний (діловий) лист. Лист – це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією [18, 4]. Ділові листи – це документи, що складаються від імені юридичної особи та мають юридичну силу. Взагалі, діловим листом можна назвати будь-який за змістом документ, котрий пересилається поштою та вирішує організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних взаємин.

Всю ділову кореспонденцію можна поділити на службову та комерційну.



Службові листи – це листи, звичайно нескладні за своїм змістом та невеликі за обсягом. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Комерційна кореспонденція – листування, котре пов’язане з заключенням та виконанням комерційних угод.

Всі ділові листи можна поділити на декілька груп за певними ознаками:



  1. За тематичною ознакою ділові листи можна поділити на комерційні (переддоговірні та післядоговірні) та звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листи складаються при заключенні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юридичну силу:

  • лист-запит (звертання покупця до продавця з проханням надіслати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскуранту продукції чи послуг);

  • лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція – оферта;

  • лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією стосовно готовності співпрацювати, варіантів або відмова).

Комерційні післядоговірні листи – це листи, що виникають у процесі дотримування чи недотримування умов угоди:

  • лист-претензія – рекламаційний лист (претензії до партнера, котрий порушив зобов’язання, вимоги відшкодування та пропозиція умов відшкодування внаслідок порушення зобов’язань);

  • лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).

До звичайних ділових листів належать будь-які, котрими можуть обмінюватися партнери протягом ділових стосунків:

  • лист-подяка;

  • лист-вибачення;

  • лист-вітання;

  • лист-запрошення;

  • лист-співчуття;

  • рекомендаційний лист;

  • лист-відмова.

  1. За функціональними ознаками ділові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують. До листів, що потребують відповіді, належать:

  • лист-запит;

  • лист-пропозиція;

  • рекламаційний лист;

  • лист-прохання;

  • лист-звернення.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

  • лист-підтвердження;

  • лист-нагадування;

  • лист-попередження;

  • лист-повідомлення;

  • супровідний лист;

  • гарантійний лист;

  • лист-заява.

  1. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний лист відсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

  2. За способом передавання інформації листи поділяються на поштові, факсові та електронні.

  3. За структурними стандартами: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні) листи.

  4. За змістом та призначенням:

інформаційні – інформують фірму-партнера про що-небудь, містять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції;

гарантійні – повідомляють про гарантію оплати, строки постачання, якість товарів та послуг тощо;

рекламаційні – містять претензії з боку замовника (стосовно якості товару, послуги, затримання строків постачання тощо) на основі певних документів;

ділові – містять іншу інформацію.

Характеристика ділових листів.


Лист-запит – різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо [18, 29]. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі-запиті обов’язково вказуються: підстава для запиту; назва товару (його марку, модель, якість тощо) або послуги; умови і термін постачання (надання); умови оплати (див. додаток 1, приклад 1).

Лист-запит потребує відповіді, в якій може повідомлятися, що отриманий запит вивчається, може запропонуватися зміна умов, вказаних в запиті, відмова в постачанні товару тощо – в залежності від змісту листа-запиту. Але при зацікавленні у постачанні товару чи наданні послуги у відповідь на запит надсилається оферта – письмова пропозиція про постачання товару або надання послуг, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції (див. додаток 1, приклад 2).



Лист-відповідь на пропозицію – пишеться у відповідь на оферту. У випадку, якщо покупець погоджується з усіма умовами пропозиції, від підтверджує її приняття та пропонує підписання комерційної угоди. Якщо покупець частково не погоджується з умовами пропозиції (з кількістю, якістю продукції, строками постачання тощо), то він повідомляє про це продавця, розраховуючи на подальше листування з метою знайти оптимальніші умови взаємовигідної співпраці. Якщо ж покупця зовсім не влаштовує пропозиція чи він не зацікавлений у ній, в такому випадку від відмовляється від цієї пропозиції.

Рекламаційний лист (лист-претензія) – це діловий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди (порушення термінів постачання товару, невідповідність товару запропонованим зразкам, незадовільний дизайн чи упакування тощо) [18, 68]. При виявленні порушення умов угоди покупець має право висловити партнерові претензію та вимагати ліквідацію цих порушень – наприклад, заміну неякісного товару. Покупець може також наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу та на чіткому дотриманні в майбутньому умов договору (див. додаток 1, приклад 3).

Лист-відповідь на рекламацію – такий діловий лист, у котрому пояснюються причини певних порушень або переконливо доводиться безпідставність претензії чи скарги [18, 78]. У випадку, якщо надіслана претензія є обґрунтованою, лист має містити пояснення неприємної ситуації, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, вибачення перед партнером та інформацію про готовність вішкодувати збитки внаслідок порушення умов угоди, замінити товар тощо (див. додаток 1, приклад 4).

Лист-повідомлення – такий діловий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію [18, 19]. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва, повідомити про прибуття делегації, призначення ділової зустрічі, проведення переговорів тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі (див. додаток 1, приклад 5).

Лист-підтвердження – різновид ділового листа, в якому засвідчується той чи інший факт: підтверджується одержання документів та матеріалів: листів, переказів, цінних паперів, специфікацій, прейскурантів, каталогів, зразків продукції тощо (див. додаток 1, приклад 6).

Лист-нагадування – це діловий лист, у котрому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів [18, 63] (див. додаток 1, приклад 7).

Супровідний лист – це діловий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його [18, 50]. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів (див. додаток 1, приклад 8).

Гарантійний лист – це діловий лист, який пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань [18, 27]. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, постачання товару, виконання строків постачання товару тощо. Адресують такі листи, як правило, організації, установі, фірмі чи окремій філії (див. додаток 1, приклад 9).

Рекомендаційний лист – такий діловий лист, який містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній йдеться здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу (див. додаток 1, приклад 10).


Ділові листи за змістом можуть стосуватися не тільки комерційних справ безпосередньо, але також слугувати для підтримання та закріплення ділових стосунків з партнерами. Наступні типи ділових листів не відтворюють ділові взаємини з комерційної точки зору, але скоріше особисті взаємини між фірмами, підприємствами, котрі виникли на основі комерційного співробітництва.

Лист-запрошення – різновид ділового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході. У листі-запрошенні обов’язково вказується, хто, кого, куди і з якої нагоди запрошує. Запрошення на суто ділові заходи (з’їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуться, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки (див. додаток 1, приклад 11).

Лист-подяка – різновид ділового листа, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо. Листи-подяки мають відсилатися вчасно (висловлення подяки не має чекати слушної нагоди) та є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків (див. додаток 1, приклад 12).

Лист-прохання – це діловий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням [18, 52]. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання (див. додаток 1, приклад 13).

Лист-відповідь на прохання – містить задовільнення прохання чи відмову. В останньому випадку відмова має бути переконливою, аргументованою, коректною та доброзичливою (див. додаток 1, приклад 14).

Лист-вибачення – це такий лист, в якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо [18, 94] (див. додаток 1, приклад 15).


Лист-вітання – це різновид ділового листа, в якому висловлюється вітання колегові, діловому партнерові чи іншій особі з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо. Це особливий вид кореспонденції, що припускає урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних елементів. Так, як і лист-подяка, слугує для налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків (див. додаток 1, приклад 16).

Вимоги до складання ділових листів. Оформлення ділових листів.


Текст листа.

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.

При складанні тексту листа слід дотримуватися таких правил:



  • використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);

  • віддавати перевагу простим реченням;

  • у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова – на початку речення);

  • дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

  • використовувати інфінітивні конструкції;

  • для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця;

  • використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами;

  • використовувати усталені синтаксичні конструкції;

  • уживати стійкі (стандартизовані) сполучення;

  • не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

  • використовувати форми ввічливості.

Вимоги до тексту листа.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:



правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого; думки мають викладатися чітко й по суті, без багатослів’я та двозначності;

послідовністю та логічністю викладу – при написанні листа автор мусить стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому; закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, котра значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту; суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше (щоб написане не викликало сумнівів або запитань);

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно та глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата; при цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування (саме з цієї причини висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди потрібно в тактовній, ввічливій формі).

Правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист має стати запорукою успіху справи та сприятиме створенню доброго враження про автора.



Оформлення листа.

Ділові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве – не менш як 30 мм; праве – не менш 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – 16–19 мм.



Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація, тобто членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах – поділ тексту на абзаци.

Абзац, тобто відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він указує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має становити мінімально три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:



  1. зачин, у котрому формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі;

  2. фраза – викладається головна інформація абзацу;

  3. коментарі – підсумовується те, про що йшлося в абзаці.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не можна надсилати листа, написаного через копіювальний папір – це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на лист якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7–10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа швидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно слід заспокоїтися, чітко сформулювати думки і лише потім викласти їх на папері.



Реквізити листа та їх оформлення.

Ділові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Бланком документа вважається стандартний папір з відтвореними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізитів. Окремі елементи оформлення документів – в тому числі й ділових листів – називаються його реквізитами. Правила розташування реквізитів документів регулюються державним стандартом ДСТУ 4163-2003 (“Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів”), котрий набув чинності з вересня 2003 року.

До основних реквізитів ділових листів належать:


  • емблема організації чи товарний знак, логотип;

  • назва організації;

  • довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, поштова адреса, телефон, факс, електронна адреса – e-mail, інтернет-сторінка, реквізити банківського рахунку організації);

  • внутрішня адреса;

  • кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);

  • заголовок до тексту;

  • текст документа;

  • підпис посадової особи;

  • печатка;

  • позначки про наявність додатків і копій тощо.

Емблема організації, назва організації та довідкова інформація про організацію є постійними реквізитами та вважаються заголовком всього документа, котрий також іноді називається шапкою. Заголовок зазвичай друкується типографським способом та розташовується нагорі документа, частіше на всю ширину бланку, іноді в левому або рідше в правому кутку (див. додаток 2, приклад 1а). Довідкова інформація про організацію іноді може розташовуватися й унизу бланка – як правило, це трапляється в листах, що надсилаються електронною поштою, у таких випадках частіше вся довідкова інформація розташовується в нижньому лівому куточку в кінці листа (див. додаток 2, приклад 1б).

Внутрішня адреса або адреса, адресат – це назва та адреса отримувача листа. Звичайно складається із назви організації, що цей лист має отримати, назви посадової особи, якій цей лист призначений, та поштової адреси отримувача. При цьому порядок написання адреси має бути наступним:

  • назва адресата (фірма, особа);

  • назва вулиці, номер будинку, номер квартири (офісу);

  • назва населеного пункту – міста, селища тощо;

  • назва області, краю, району;

  • країна (для міжнародної кореспонденції);

  • поштовий індекс.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки під заголовком (шапкою) документа. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з “Кому”, а потім вказують “Куди”. Якщо конверт має прозоре віконце, то на самому конверті, звичайно, повторювати поштову адресу отримувача листа не потрібно (при цьому лист згортається відповідним чином, так, щоб у цьому віконці було видно адресу отримувача). Якщо конверт такого віконця не має, то в такому випадку на конверті пишеться адреса отримувача повністю, а на бланку листа достатньо вказати тільки адресата (прізвище, ініціали або ім’я, по батькові повністю, посада, структурний підрозділ).

Назву установи та структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному, наприклад:



Туристична фірма “Євротур”

Бабенку Д.С.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому, наприклад:



Головному менеджеру туристичної фірми “Євротур”

Бабенку Д.С.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, котра цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві, наприклад:


  1   2   3   4   5   6   7


База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка