Уроку: Таблиці в текстових документах. Використання стилів, поняття про схему документа Перегляд документа в різних режимах. Автоматичне створення змісту документа. Правила стильового оформлення документів різних типів



Скачати 246.11 Kb.
Дата конвертації30.12.2016
Розмір246.11 Kb.

ЛЕКЦІЯ №1.3.8




Тема уроку: Таблиці в текстових документах. Використання стилів, поняття про схему документа Перегляд документа в різних режимах. Автоматичне створення змісту документа. Правила стильового оформлення документів різних типів. Настроювання параметрів сторінок. Створення колонтитулів. Друк документа. Створення в автоматичному режимі макросів та їх використання.


Мета заняття:

  1. Допомогти учням отримати уявлення про офісний пакет Microsoft Office, познайомитися з можливостями програми Word, навчити основним вставки символів, малюнків і інших об'єктів в Word.  Закріпити отримані знання, відпрацювати навики вставки малюнків в документ.

  2. Виховання інформаційної культури вчаться, уважності, акуратності, дисциплінованості, посидючості.

  3. Розвиток пізнавальних інтересів, навиків роботи на комп'ютері, самоконтролю, роботи в групах.

Обладнання: дошка, комп'ютер, картки з тестами.

Хід заняття:

  1. Орг. момент. (1 хв.)

  2. Перевірка знань попередньої теми. (10 хв.) Тестування.

  3. Актуалізація знань (2 хв.).

  4. Теоретична частина.  Пояснення нової теми.

План

  1. Таблиці в текстових документах.

  2. Використання стилів, поняття про схему документа

  3. Переглядання документа в різних режимах.

  4. Автоматичне створення змісту документа.

  5. Настроювання параметрів сторінок.

  6. Створення колонтитулів.

  7. Друк документа.

  8. Створення в автоматичному режимі макросів та їх використання.

Теоретичний матеріал

4.8. Таблиці в текстових документах.


Таблиця це впорядкована в рядки та стовпці інформація. Для створення таблиць слід установити курсор у потрібне місце документа й активізувати команди Таблица, Добавить, Таблица.

В результаті на екрані дисплея з'являється вікно Вставка таблицы (мал.), в якому задають кількість рядків та стовпців (за замовчуванням — 5 і 2).



Зазначена за замовчуванням ширина стовпців Авто означає, що стовпці

(незалежно від кількості) будуть розміщуватися на всю ширину сторінки.

Якщо потрібно створити таблицю заданого виду, то активізують кнопку Автоформат,

вибравши відповідний вид таблиці із запропонованого переліку, активізують кнопку ОК.

На екрані дисплея з'являється таблиця, яку заповнює користувач. Для переходу від однієї комірки до іншої необхідно використати клавіші керування курсором або клацнути мишею в комірці. Команди меню Таблица активізуються тільки тоді, коли курсор установлено у будь-якій комірці таблиці мал. 6
(мал. 6)

Виділити стовпець таблиці можна так:


  • покажчик миші встановити на верхній межі стовпця (форма покажчика має змінитися) і клацнути мишею;

  • курсор установити всередині стовпця і задати команди Таблица, Выделить, Столбец. Виділити рядок таблиці можна так:

  • покажчик миші встановити ліворуч від рядка поза таблицею і клацнути мишею;

  • курсор установити всередині рядка та задати команди Таблица, Выделить, Строка. Вилучити рядок або стовпець із таблиці можна так:

  • курсор установити всередині таблиці, задати команди Таблица, Удалить, Ячейки. В діалоговому вікні, що з'явиться на екрані дисплея, вказати, що потрібно вилучити — весь рядок чи стовпець;

  • виділити стовпець (рядок) таблиці, після чого задати команди Таблица, Удалить, Столбцы(Строки). Змінити ширину стовпця таблиці можна так:

  • підвести покажчик миші до будь-якої межі стовпця (покажчик перетвориться на подвійну вертикальну стрілку), натиснути на клавішу миші й, не відпускаючи її. «тягнути» межу стовпця до потрібного розміру;

  • змінити положення маркера на горизонтальній лінійці, розташованій над робочим полем документа. Змінити висоту комірки таблиці можна так:

  • підвести покажчик миші до нижньої межі рядка (покажчик перетвориться на подвійну горизонтальну стрілку), натиснути на клавішу миші й, не відпускаючи її, «тягнути» межу рядка до потрібного розміру;

  • змінити положення маркера на вертикальній лінійці, розташованій ліворуч від робочого поля документа.

Для вилучення значення комірки (рядка, стовпця) потрібно виділити їх і натиснути на клавішу Delete.

Команда Таблица, Свойства таблицы активізує вікно (мал.), в якому можна визначити параметри вирівнювання, наявність тексту навколо таблиці, застосування функції Границы й заливка для всієї таблиці, а також розміри окремих стовпців, рядків, комірок.

Усі вищезазначені операції можна виконати, встановивши курсор усередині таблиці та клацнувши правою клавішею миші.

У таблицях можна здійснювати нескладні розрахунки: такі, як знаходження

мінімального, максимального» середнього значень, суми в рядках, стовпцях.



Наприклад для розрахунку суми в рядку треба:

  • встановити курсор у вільній комірці праворуч від рядка;

  • активізувати команди Таблица, Формула, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно, що містить

(мал. 7) формулу SUM(LEFT) (мал.7);

  • активізувати кнопку ОК.

Для розрахунку суми у стовпці виконують аналогічні дії, тільки курсор установлюють у вільну комірку під стовпцем. Формула матиме вигляд SUM(ABOVE).

Для розрахунку інших функцій (або їх комбінацій) використовують адресацію комірок. Стовпці таблиці мають імена (А, В, С, D... — тільки латинські літери!), рядки — номери (1, 2, 3...); їх перехрестя утворюють адреси комірки (наприклад, А5, В8 тощо), кілька суміжних комірок — діапазон комірок (наприклад, АІ:А6). мал.8

Якщо, наприклад, треба розрахувати суму мінімальних значень у стовпцях А та С таблиці (3х3), то слід діяти так:

установити курсор у будь-яку вільну комірку;

• задати команди Таблица, Формула;

• у полі Формула вилучити функцію Sum, що

вводиться автоматично;

• відкрити список поля Вставить функцию;

• задати функцію Міn;

• в аргумент функції внести діапазон першого стовпця (А1:АЗ), знак <і+»;

• знову у списку поля Вставить функцию задати функцію Міп, внести діапазон третього

(мал.. 8) стовпця (С1:СЗ), активізувати кнопку ОК.

Функція матиме такий вигляд: == Міп(А1:АЗ) + МІп(С1:СЗ).

Для перегляду створених формул (функцій) таблиці натискують на клавіші AU+F9.



4.9. Використання стилів, поняття про схему документа

4.9.1 Поняття стилю


Стиль це сукупність параметрів форматування, що має свою назву.

За допомогою стилів можна встановити декілька параметрів форматування за один крок. При цьому для кожного з елементів оформлення можна встановити власний стиль, який матиме унікальне найменування. В цьому випадку не доведеться при форматуванні елементів встановлювати параметри за допомогою команд меню Формат (Шрифт, Абзац і т.д.). Достатньо встановити необхідні стилі, а потім кожного разу просто вибирати із списку необхідний стиль.

Використовування стилів дозволяє підвищити ефективність і прискорити виконання вашої роботи. Форматування за допомогою стилів зводиться до виділення потрібних фрагментів тексту і вибору із списку необхідного стилю для даного фрагмента.

В MS Word стиль може бути застосований як до цілого абзацу, так і до декількох символів. Принципова відмінність полягає в тому, що абзац, завдяки знаку кінця абзацу, можна не виділяти, достатньо встановити в ньому курсор, а стиль символів можна застосувати до фрагмента тексту будь-якої величини, але без знака абзацу, тому необхідний фрагмент обов'язково повинен бути виділений.

Найпростіший спосіб установки стилю одного символу — це виділити його і натискувати потрібну кнопку панелі інструментів: напівжирний, курсив, підкреслення, і виділений символ буде оформлений відповідним чином. Що стосується стилю абзацу, та його назва з'являється в полі Стиль панелі інструментів “Форматування” при установці курсорe в межах абзацу.

Як основний стиль, встановлений за умовчанням використовується стиль “Нормальний”. Цей стиль застосовується для основного тексту будь-якого документа і служить основою для створення інших стилів.

Таким чином, форматуючи абзаци відповідно уявленню про те, як повинен виглядати той або інший елемент тексту, не забуваючи при цьому дати назву новому виду форматування, можна створити різні стилі для різної мети.

Власне призначення стилів полягає в зручності їх застосування. Річ у тому, що за наявності різних стилів не доводитися витрачати час на форматування окремих елементів тексту, достатньо встановити курсор в межах абзацу, стиль якого вимагається поміняти, відкрити список стилів стандартної панелі інструментів і вибрати потрібний вам стиль із запропонованого списку. В результаті фрагмент буде оформлений відповідним чином.

Параметри форматування можна взнати із спеціального довідкового вікна, а так само з вікон діалогу “Стиль”, “Зміна стилю”, “ Создание стиля ”, “Організатор”. Всі перераховані вище вікна діалогу містять розділ “Опис”, в якому представлені всі параметри формату.

4.9.2 Отримання інформації про параметри форматування.


  • Виберіть мишкою меню Довідка команда Що це таке. Курсор прикмет вид піктограми (стрілки і знака питання).

  • Встановіть курсор на що цікавить вас фрагменті тексту. З'явиться спеціальне вікно, що містить всі параметри форматування даного фрагмента.

Переміщаючи видозмінений курсор по тексту можна отримати всі відомості про параметри форматування будь-якого фрагмента тексту.

4.9.3 Створення стилів


Простіше всього створювати стиль, ґрунтуючись на одному з існуючих стилів.

Для створення нового стилю призначено вікно діалогу “ Создание стиля ”. Для відкриття цього вікна виберіть команду Формат/Стиль і у вікні діалогу “Стиль” натискуйте кнопку Создание.

Розглянемо два способи створення нового стилю.

Створення стилю

Виберіть команду Формат/Стиль. Відкриється вікно діалогу “Стиль”.

Натискуйте кнопку Создать . Відкриється вікно діалогу “Создание стиля”.

В полі Ім'я введіть ім'я нового стилю, ґрунтуючись на приведених нижче правилах.



Ім'я стилю може містити до 253 символів, включаючи будь-які символи, окрім:

  • Зворотної похилої межі (\)

  • Фігурних дужок ({})

  • Крапки з комою (;)

  • Коми можуть використовуватися тільки як символи, розділяючі декілька імен одного стилю.

  • Поле Заснований на стилі вкажіть один із стандартних або призначених для користувача стилів.

  • Залежно від того, створюєте ви стиль абзацу або символу виберіть із списку Стиль відповідну опцію.

  • Виберіть із списку Стиль наступного абзацу необхідний стиль.

  • Відкрийте меню Формат натисненням однойменної кнопки.

  • Виберіть параметри форматування, які ви збираєтеся внести в створюваний стиль (шрифт, формат абзацу, табуляція, обрамлення і т.д.).

  • Зробивши необхідні установки, натискуйте OK.

  • В розділі “Опис” вікна діалогу “Создание стиля” перевірте встановлені параметри стилю і натискуйте Застосувати. MS Word відформатує абзац, в якому встановлений курсор, тільки що створеним стилем.

Альтернативний спосіб — створення стилю за зразком зводиться до форматування фрагмента тексту з подальшою установкою необхідних параметрів форматування у вікні діалогу “ Создание стиля ”. Розглянемо створення стилю за зразком для абзацу, який повинен звертати на себе увагу читача.

Альтернативний спосіб створення стилю за зразком

  • Виберіть потрібний абзац і від форматуйте його.

  • Таким чином ми створили зразок, на підставі якого тепер створимо стиль.

  • Виберіть команду Формат /Стиль, натискуйте кнопку Создать.

  • В полі Ім'я введіть: Виділення, в полі Заснований на стилі виберіть Нормальний, в полі Стиль виберіть Абзацу, в полі Стиль наступного абзацу — Нормальний.

  • Натискуйте кнопку Формат, виберіть параметри встановлені раніше при форматуванні зразка. Натискуйте OK.

  • Перевірте встановлені параметри в розділі “Опис” вікна діалогу “ Создание стиля”. Якщо вони вас задовольняють, натискуйте OK.

  • В розділі “Зразок” вікна діалогу “Стиль” ви побачите всі зроблені вами установки

  • Натискуйте кнопку Закрити.

В результаті в списку Стиль на панелі інструментів “Форматування ” з'явиться новий стиль “Виділення”, призначений для абзаців тексту, на який слід звернути увагу читача.

4.9.4 Пошук і заміна стилів


Знайти і замінити стиль будь-якого фрагмента тексту можна за допомогою механізму пошуку — заміни. У вікні діалогу “Знайти” передбачено меню Формат, в якому присутня опція Стиль. MS Word аналізує параметри форматування, встановлені як умови пошуку. Аналогічно працює механізм заміни.

Пошук і заміна стилів

  • Виберіть команду Правка/Заменить

  • У вікні діалогу “Заменить” натискуйте кнопку Формат. На екрані з'явиться наступне меню.

  • Виберіть команду Стиль. Відкриється вікно діалогу “Пошук стилю”.

  • Виберіть стиль, який потрібен знайти. В нижній частині вікна діалогу з'явиться опис шуканого стилю. Натискуйте OK. У вікні діалогу “Заменить”, нижче за поле Знайти, з'явиться найменування вибраного стилю.

  • Клацніть мишкою в полі “Заменить” на, натискуйте кнопку Формат, виберіть із списку опцій Стиль.

  • У вікні діалогу “Заменить стиль” виберіть стиль, на який потрібно поміняти знайдений стиль (наприклад, “Заголовок 2”). Натискуйте OK.

  • У вікні діалогу “Заменить” натискуйте кнопку Заменить.

  • MS Word послідовно пропонувати вам для заміни знайдені фрагменти тексту, оформлений стилем “Заголовок 1”. Ваша задача зводиться до аналізу доцільності даної заміни і натиснення кнопок Заменить і Знайти далі.

Якщо ви упевнені, що всі фрагменти, оформлені стилем “Заголовок 1”, повинні змінити свої параметри на “Заголовок 2”, натискуйте кнопку Замінити все.


4.9.5 Бібліотека стилів


MS Word містить ряд шаблонів (вбудованих і, можливо, призначених для користувача), кожний з яких надає у ваше розпорядження набір стилів для оформлення документа. Для зручності використовування стилі, доступні у всіх шаблонах, зведені в Бібліотеку стилів, яка доступна через однойменне вікно діалогу. Даний засіб надає вам можливість не тільки вибрати, але і візуально оцінити, як виглядатиме документ, якщо ви скористаєтеся тим або іншим шаблоном. Все це можна зробити, не покидаючи вікна діалогу “Библиотека стилей”. Відкриття цього вікна здійснюється за допомогою команди Формат/ Библиотека стилів.

В лівій частині вікна діалогу міститься список всіх доступних шаблонів, серед яких можна вибрати найприйнятніший з вашої точки зору. Верхнє поле містить ім'я вибраного вами шаблона.

(мал. 9)

Нижче розташовано три перемикачі:

• При установці перемикача Документ в правому вікні буде відкритий активний документ. Перебираючи різні варіанти шаблонів, в цьому вікні ви зможете побачити, як міняється ваш документ при зміні шаблона.

• При установці перемикача Приклад в основному вікні демонструється вбудований приклад шаблона, якщо він передбачений. Проте не всі вбудовані шаблони супроводяться прикладами. Якщо приклад відсутній, то у вікні з'являється, повідомлення, що відформатувало стилем основного тексту шаблона, про те що приклад відсутній.

• Перемикач Зразки стилів діє аналогічно перемикачу Приклад, тобто, якщо для шаблона передбачений приклад, він відобразиться в основному вікні. Якщо шаблон не містить зразків стилю, у вікні з'явиться повідомлення, що відформатувало стилем першого рядка шаблона, про те, що зразки відсутні.

Будь-якій з вбудованих шаблонів можна застосувати до документа і побачити зразок зміненого тексту. Підібравши шаблон, слід натискувати OK, внаслідок чого документ буде перенесені елементи формату вибраного шаблона. Сам же шаблон залишиться без змін.


4.10. Переглядання документа в різних режимах.


Під час роботи з документами корисно переглядати текст у тому вигляді, який він мав би у надрукованому вигляді. Для цього необхідно з меню Файл вибрати команду Предварительный просмотр або активізувати кнопку (Предварительный просмотр) панелі інструментів Стандартная мал.10.

(Мал.10.)

У верхній частині вікна, що з'явиться на екрані дисплея, є панель Інструментів для керування переглядом. Вона складається з таких кнопок :

— друкування вибраної сторінки (сторінок);

— збільшення (або зменшення) зображення клацанням мишею на потрібній сторінці, після чого покажчик миші матиме вигляд лупи;

перегляд поточної сторінки;

— перегляд кількох сторінок документа. Якщо натиснути на клавішу миші та, не відпускаючи її, «тягнути» вниз і вправо, то можна переглянути до 40 сторінок документа залежно від установлюваних параметрів роздільної здатності екрана;

— використання лінійки, маркери якої змінюють параметри абзацу;

— перегляд усього екранного вікна; після активізації цієї кнопки обов'язково слід повернутися у попереднє вікно перегляду (активізувати цю кнопку або використати команду Вернуть обычный режим).

Вихід із вікна попереднього перегляду здійснюється за допомогою кнопки Закрыть.

Використання лінійок прокручування. Вертикальна і горизонтальна лінійки прокручування використовуються для пересування по тексту документа. Для цього необхідно встановити покажчик миші на стрілку відповідного напрямку


  • до початку файла,

  • до кінця файла,

  • до правої межі,

  • до лівої межі й натиснути на клавішу миші.

Для більш швидкого пересування по тексту слід користуватися бігунком — прямокутником, що знаходиться на лінійці прокручування. Для цього треба встановити покажчик миші на бігунок, натиснути на клавішу миші й, не відпускаючи її, «тягнути» бігунок у потрібному напрямку.

Для перегляду попереднього екранного вікна слід клацнути мишею над бігунком (або використати клавішу PgUp), а наступного — під бігунком (або скористатися клавішею PgDn).

Зміна розміру вікна перегляду. За допомогою кнопки Масштаб панелі інструментів Стандартная можна керувати розмірами вікна перегляду сторінки. Після відкривання списку цієї кнопки на екрані дисплея заявляється меню з переліком значень (200%, 100%, 75% та ін.), з якого вибирається потрібне. Можна також, установивши курсор на вікні з % розміром, набрати на клавіатурі будь-яке інше значення масштабування. При цьому розмір тексту, що друкується, не залежить від розміру вікна перегляду мал..11

Зазначену процедуру можна виконати також за допомогою команд Вид, Масштаб головного меню.




(Мал. 11)

4.11. Автоматичне створення змісту документа.


Текст документа за замовчуванням має стиль Обычный. Для створення змісту всі заголовки, що складають зміст, спочатку мають бути визначені стилем Заголовок. Заголовок може бути створений тільки з цілого абзацу (абзацем може бути також окреме слово!).

Цей процес здійснюється так. Текст, що ввійде у зміст, виділяють. Активізують список кнопки Стиль панелі інструментів Форматирование. Виділеному тексту присвоюють стиль (Заголовок 1, Заголовок 2 тощо). Може бути створено до дев'яти рівнів заголовків.

Цю операцію можна також виконати, активізувавши режим перегляду структури документа (команди Вид, Структура).

В результаті на екрані дисплея з'являється панель інструментів Структура (мал.12 ), що містить такі кнопки:

кнопки Повисить уровень, Понизить уровень дають змогу змінити встановлений стиль заголовків (пріоритет тексту змінюється, якщо, встановившикурсор у потрібному абзаці, клацнути мишею на кнопках зображення стрілок);

• кнопка Свернуть дає змогу згорнути весь текст документа, після чого на екрані залишаться лише заголовки, що зручно для роботи з документами великих обсягів;

• кнопка Развернуть розгортає визначений абзац під заголовком;

кнопки типу Показать Заголовок активізують лише заголовки вказаного рівня.


(Мал.12)

На мал.13 показано приклад розкритого за допомогою кнопки Развернуть абзацу із заголовком Робота з колонтитулами, при цьому всі інші абзаци згорнуто.

Після формування заголовків Існує можливість використання їх для створення змісту документа.

Для цього встановлюють курсор у потрібне місце документа й активізують команди Вставка, Оглавление й указатели.

У результаті на екрані дисплея з'являється вікно (мал. 13), в якому відкривають вкладку Оглавление З, вибирають вид змісту із переліку Форматы 2, перевіряють значення перемикача, який визначає рівні заголовків, що ввійдуть у зміст 1, й активізують кнопку ОК.

(Мал..13)



4.12. Форматування сторінки, абзаців документа, символів


Форматування сторінки застосовується для визначення ЇЇ вигляду, при цьому можна змінити такі параметри, як розміри сторінки, розмір полів та орієнтація сторінки тощо. Для виконання цих операцій використовуються такі команди: Файл, Параметры страницы.

У вікні мал.14, що з'являється на екрані дисплея, зазначають:

• у вкладці Поля — розміри верхнього, нижнього, лівого, правого полів сторінки;

• у вкладці Размер бумаги — розміри паперу 1, а також орієнтацію сторінки 3 для друкування документа в горизонтальному (книжковому) або вертикальному (альбомному) вигляді;

(Мал..14)

• у вкладці Источник бумаги — режим подачі паперу в принтер (власноручно чи автоматично);

• у вкладці Макет — відмінність (якщо вона є) парних і непарних колонтитулів та колонтитула першої сторінки.

Усі вкладки цього вікна, крім того, що мають перелік, з якого можна вибрати вид застосування зазначених параметрів до документа (поточний розділ, весь документ тощо), як показано на мал.13


4.13. Робота з колонтитулами


Верхня або нижня частина сторінки документа може містити колонтитул.

Колонтитул верхній (вгорі сторінки) або нижній (внизу сторінки) спеціальний текст (слова, дата, номер глави тощо), який автоматично вставляється на кожній сторінці документа.

Створюється колонтитул за командами Вид, Колонтитули головного меню, після чого на екрані дисплея з'являються рамка для створення колонтитула та панель інструментів на мал. 15



Колонтитулы:

(Мал.15 )

У рамку можна включити будь-який текст; кнопки панелі інструментів дають змогу автоматично вставляти в колонтитул елементи автотексту, поточну дату, номер сторінки, кількість усіх сторінок у документі, поточний час, перемикатися з верхнього колонтитула на нижній та ін.

За допомогою кнопки Как в предыдущем визначають, чи повторюються колонтитули в різних розділах документа.

У режимі перегляду Обычный колонтитули не показуються. їх можна побачити в режимі перегляду розмітки сторінки або в режимі попереднього перегляду файлу.

Для вилучення колонтитулів необхідно знову активізувати команди Вид, Колонтитули головного меню, виділити вміщену в рамку інформацію і натиснути на клавішу Delete.


4.14. Друкування тексту


Для друкування тексту треба задати команди Файл, Печать головного меню. Тоді на екрані дисплея з'явиться діалогове вікно, показане на мал. 16.
(Мал.16)

В полі Имя серед переліку, якщо в системі встановлено більш як один принтер, можна вибрати потрібний.

Кнопка Свойства дає змогу змінити параметри якості друку (інтенсивність) і встановити їх відповідно до створеного документа (конверт, лист, папір А4 тощо).

У групі Страницы 8 треба активізувати один із таких параметрів:

все — друкування всіх сторінок документа (за замовчуванням);

текущая — друкування поточної сторінки;

номера — друкування окремих сторінок або їх діапазону;

выделенным фрагмент — друкування попередньо виділеної частини документа.

У групі Вывести на печать, розкриваючи список, слід активізувати один із таких параметрів:

Все страницы диапазона (за замовчуванням);

Нечетные страницы;

Четные страници.

Останні два параметри використовуються при друкуванні документів на двох сторінках паперу.

У групі Коппи указують кількість копій документа, що друкується (за замовчуванням — одна копія).

У переліку поля Напечатать можна вибрати інший об'єкт для друкування (елементи автотексту, комбінацію клавішей тощо).

Кнопка Параметры дає змогу активізувати такі об'єкти для друкування, як прихований текст, коди полів тощо; а також установити друкування сторінок у зворотному порядку та ін.

У групі Масштаб у полі число страниц на листе визначають кількість сторінок документа, які будуть друкуватися на одному боці паперу.

Після встановлення всіх параметрів друку необхідно активізувати кнопку ОК.

Друкування тексту здійснюється також за допомогою кнопки (Печать) панелі інструментів Стандартная. При цьому (на відміну від друкування за допомогою меню) параметри друку змінити неможливо, вони будуть такими, які встановлено за замовчуванням (наприклад, сторінки для друкування — всі, кількість копій — 1 тощо).

4.15. Створення в автоматичному режимі макросів та їх використання.


Макрос - послідовність операцій Word, яку можна записати напряму або у вигляді команд мови Visual Basic для додатків. При запуску макросу записані дії виконуються знову.

Замість того щоб уручну робити віднімаючи багато часу дії, що повторюються, можна створити і запускати один макрос, який виконуватиме цю задачу.



Макроси часто використовуються для наступної мети:

  • для прискорення часто виконуваних операцій редагування або форматування;

  • для об'єднання складних команд;

  • для спрощення доступу до параметрів в діалогових вікнах;

  • для автоматизації обробки складних послідовних дій в задачах.

4.15.1.1 Створення і редагування макросів.


Макроси можна створювати двома способами:

  • в редакторі Visual Basic.

  • за допомогою діалогового вікна Запис макросу

Перший спосіб дозволяє швидко створювати макроси при мінімумі зусиль. При цьому макрос записується у вигляді послідовності інструкцій на мові програмування Visual Basic для додатків. Для зміни інструкцій макрос слід відкрити в редакторі Visual Basic. В редакторі Visual Basic можна також написати дуже могутні і складні макроси, які не можуть бути записаний першим способом.

4.15.1.2 Створення макросів за допомогою вікна «Запис макросу».


Підготовка до запису макросу.

  • Виконайте процедуру, записувану в макрос, встановіть порядок проходження команд.

  • Відкрийте документ, для якого створюється макрос. Якщо створюється макрос, застосовний до всіх документів, то документ, що відкривається, повинен бути заснований на звичайному шаблоні.

  • Приведіть документ в той стан, в якому звичайно починаєте уручну виконувати процедуру, що автоматизується за допомогою макросу.

  • Визначте для себе зручний спосіб виділення тексту і переміщення по ньому в процесі запису макросу.

  • В процесі запису макросу використовування миші обмежено. За допомогою миші можна вибирати команди меню, але не можна переміщатися по документу і виділяти його частини. Виділяти текст або переміщатися по документу можна тільки за допомогою команд і клавіатури.

  • Нижче приведені найпоширеніші способи переміщення по документу і виділення його частин при записі макросу:

  • Перед записом можна помітити робочу область закладкою за допомогою команди Правка/Закладка. В процесі запису перехід до неї здійснюється вибором команди Правка/Перейти.

  • Для переходу до місця останньої виконаної правки натискуйте Shift+F5

  • Для переходу до початку документа натискуйте Ctrl+Home

  • Для переходу до кінця документа натискуйте Ctrl+End

  • Для виділення всього документа виберіть команду Правка/Виделить все або натискуйте комбінацію клавіш Ctrl+A

4.15.1.3 Запис макросу.


  • Виберіть команду Макрос в меню Сервис, а потім — команду Почати запис.

  • В полі Ім'я макросу введіть ім'я нового макросу.

  • Виберіть в полі Макрос доступний для шаблон або документ, в якому зберігатиметься макрос.

  • При бажанні введіть короткий опис макросу в полі Опис.

  • Якщо макросу не треба привласнювати кнопку на панелі інструментів, команду меню або поєднання клавіш, натискуйте кнопку OK, щоб почати запис макросу.

  • Виконайте дії, які слід включити в макрос.

Дії, виконані у вікні документа за допомогою миші, не записуються. Використовуйте клавіатуру для запису таких дій, як виділення тексту або переміщення курсора. Миша може бути використаний для вибору потрібних команд і параметрів.

  • Для припинення запису макросу натискуйте кнопку Пауза.

  • Виконайте дії, які не повинні бути записаний.

  • Для відновлення запису натискуйте кнопку Відновити запис.

  • Для закінчення запису макросу натискуйте кнопку Зупинити запис.

Якщо новому макросу буде привласнено ім'я вже існуючого макросу, то останній буде замінений.

Макроси зберігаються в шаблонах або документах. За умовчанням макроси зберігаються в шаблон «Звичайний», щоб вони були доступні всім документам. Якщо макрос, збережений в шаблоні «Звичайний», використовується тільки в документах певного типу, можна скопіювати цей макрос в шаблон цього типу і видалити його з шаблона «Звичайний» використовуючи, діалогове вікно Організатор.


4.15.2 Зміна макросів.


Змінювати, редагувати макрос можна тільки в редакторі Visual Basic.

  • Виберіть команду Макросы в меню Сервис, а потім — команду Макросы.

  • Виберіть ім'я макросу, який потрібен відредагувати, в списку Ім'я.

  • Якщо імені потрібного макросу немає в списку, виберіть в полі Макросы з іншої список макросів.

  • Натискуйте кнопку Зменить. Внесіть необхідні виправлення, видаліть непотрібні дії або додайте інструкції, які не можна записати звичайним способом.

  • Закрийте вікно редактора.

4.15.3 Використовування макросів.


Після запису макросу слід перевірити його працездатність. Для цього у вікні діалогу “Макросы” виберіть записаний макрос і натискуйте кнопку Виконати. Тепер потрібно вибрати зручний спосіб запуску макросу. Можна на свій розсуд скористатися наступними варіантами запуску:

  • створити спеціальну кнопку на панелі інструментів;

  • створити власну команду меню;

  • призначте макросу комбінацію клавіш.

4.15.3.1 Призначення макросу кнопки запуску


  • Якщо ви знаходитеся у вікні діалогу “Запис макросу”, натискуйте кнопку Панелі. Як альтернативний спосіб виберіть команду Сервис/Настройка. Відкриється вікно діалогу “Настройка”, вкладка “Панель инструментов”.

  • В списку елементів Категории виберіть Макросы, оскільки вимагається призначити кнопку панелі для створеного макросу. В списку імен виберіть ім'я створеного макросу. При натисненні мишею на виділену область з'являються контури кнопки, які слід перемістити на панель інструментів.

  • Якщо вимагається змінити малюнок кнопки, стиль або інші параметри натискуйте кнопку Зменить виділений об'єкт, відкриється вікно діалогу за допомогою якого можна внести необхідні зміни.

  • Після закінчення зміни зовнішнього вигляду кнопки натискуйте OK. На цьому процедура призначення кнопки закінчується.

4.15.3.2 Призначення макросу клавішної команди.


  • Виберіть команду Сервис/Настройка, натискуйте кнопку “Клавиатуры”.

  • В списку Категории виберіть Макросы, в списку макросів — макрос, для якого призначається клавішна команда.

  • Натискуйте поєднання клавіш, яке хочете привласнити макросу. Призначене поєднання з'явиться в полі Нове поєднання клавіш.

  • В полі Зберегти зміни у виберіть шаблон, для якого створювався макрос.

  • Натискуйте кнопку Призначити, потім Закрити.


4.15.3.3 Призначення макросу команди меню


  • Виберіть команду Сервис/Настройка, перейдіть на вкладку “Меню”.

  • В списку Категорії виберіть Макросы, в списку макросів — макрос, для ви припускаєте призначити команду меню. При натисненні мишею на виділену область з'являються контури кнопки, які слід перемістити у вибране меню.

  • Для зміни назви команди меню, призначення їй кнопки і т.п. натискуйте кнопку Змінити виділений об'єкт. Якщо ви хочете призначити для команди меню оперативну клавішу, встановіть підкреслення для однієї з букв в імені команди. Для цього помістите перед цією буквою символ & (амперсант).

Для запуску макросу існує ще один спосіб. Спеціально для цієї мети передбачено поле {MACROBUTTON}. При вставці цього поля в документ макрос запускається подвійним натисненням кнопки миші на полі {MACROBUTTON}. Поле {MACROBUTTON} може бути вставлено за допомогою команди Вставка/Поле або уручну.

4.15.4 Видалення макросу


  • Відкрийте документ, заснований на шаблоні, до якого відноситься макрос, що видаляється.

  • Виберіть команду Сервис/Макрос.

  • Виберіть в списку ім'я макросу.

  • Натискуйте кнопку Видалити. На екрані з'явиться запит про підтвердження видалення макросу. Натискуйте Так.

  • Натискуйте кнопку Закрыть.

Разом з макросом автоматично віддаляється кнопка, команда меню або клавішна команда, що запускає його.

Макрос, що знаходиться у відкритому вікні редагування, видалити не можна. Для його видалення слід закрити вікно редагування, потім поступити так, як описано вище.



Для перейменування і копіювання макросу використовується команда Сервис/Макрос/Організатор.


  1. Домашнє завдання. (2 хв.)

Підсумок заняття (2 хв.)



База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка