«Прикладні програми (Електронні таблиці Excel)»



Скачати 215.83 Kb.
Дата конвертації19.04.2017
Розмір215.83 Kb.
Лекція з курсу «Прикладні програми (Електронні таблиці Excel)»
Автор: доцент кафедри інформаційних в освіті Коношевський Л.Л.

Лекція 3. Створення та форматування електронних таблиць. Встановлення парметрів сторінки (2 год.)



Технічне й програмне забезпечення лекції:


    • персональний комп’ютер;

    • операційна система Windows XP;

    • електронні таблиці Excel;

  • мультимедіапроектор;

  • проекційний екран.

План лекції


3.1. Типові операції форматування даних електронної таблиці.

3.2. Створення стилю та робота з шаблонами

3.3. Попередній перегляд та друкування таблиць.
Література:


  1. Колесников А. Excel 2000 (русифицированная версия). – К.: Изд.группа ВНУ, 1999. – 496 с.

  2. Вейскорн Джен. Excel 2000. Базовый курс (русифицированная версия). – К.: М., Спб.: Век+Энтроп, Корона, 2000. 464 с.

  3. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Microsoft office Professional для Windows 95. – К.: Диалектика, 1996. – 512 с., ил.

  4. Информатика для юристов и экономистов /Симонович С.В. и др. – Спб: Питер, 2001. – 688 с.

  5. Коттингхем М. Excel 2000: руководство разработчика. – К.: Ирина; ВНУ, 2000. – 707 с.

  6. Николсон Д., Николсон С. Открой для себя Excel 97. – К.: Комиздат, Диалектика, 1987. – 416 с., ил.

  7. Гебхард Р. Excel 97. Справочник. – М.: Бином, 1998.

  8. Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0. – М.: Эком., 1995.

  9. Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0 для квалифицирован-ного пользователя. – М.: Эком., 1995.

  10. Пасько В. Microsoft Office 97. – К.: BHV., 1998.

  11. .Іванов Є.О, Матвієнко В.Т., Попов Ю.Д. Основи роботи з системою Microsoft Excel. Учбовий посібник для студентів всіх факультетів Київ Видавничо-поліграфічний центр «Київський університет», 1999.


3.1. Типові операції форматування даних електронної таблиці

Оформлення даних



Excel надає у розпорядження користувача множину різноманітних засобів, за допомогою яких визначається представлення даних у робочому аркуші, що дозволяє створювати професійно оформлені та наочні таблиці.

Перерахуємо головні правила та можливості форматування:



  • Задані для клітинки параметри форматування та її вміст відносно незалежні. Формат визначає тільки представлення даних.

  • Форматування клітинок робочого аркуша можна виконати як до, так і після уведення даних у клітинку.

  • Параметри форматування задаються, як правило, трьома способами: за допомогою команд головного або контекстного меню та за допомогою кнопок панелей інструментів.

  • Задані для однієї клітинки параметри форматування можна швидко перенести і на інші клітинки.

  • Можна присвоїти клітинкам найбільш важливі числові формати при уведенні даних з клавіатури.

  • Для форматування тексту можна використовувати різноманітні види та параметри шрифтів.

  • Задане за умовчанням вирівнювання вмісту клітинки можна змінити. Текст у клітинці можна розмістити у декількох рядках і “розгорнути” вміст клітинки.

  • До клітинки можна додати рамку та візерунок, задаючи окремо колір для самої клітинки, для лінії рамки та візерунка, уточнюючи вид лінії.

  • Задані для клітинки параметри форматування можна зберегти як стиль, а також включити у шаблон.

  • Можна структурувати робочі клітинки для поліпшення контролю за даними.

Форматування


Параметри форматування для клітинки задають різноманітними способами. Перед завданням формату потрібно виділити необхідні клітинки або діапазон клітинок.

Для завдання параметрів форматування за допомогою вікна діалогу можна виконати команду «Формат\Ячейки…», або вибрати з контекстного меню команду «Формат ячеек…», або скористатися сполученням клавіш <Ctrl+1>.


Вікно діалогу «Формат ячеек» складається з шести вкладок:

  • Вкладка «Число» дозволяє вибрати один із вбудованих або створених користувачем форматів, а також створити новий числовий формат.

  • Вкладка «Выравнивание» дозволяє визначити горизонтальне та вертикальне вирівнювання, орієнтацію вмісту клітинки, а також представити текст у декількох рядках.

  • Вкладка «Шрифт» дає можливість вибрати вид і розмір шрифту, а також задати інші параметри, що визначають, наприклад, колір, підкреслення та деякі інші ефекти.

  • Вкладка «Граница» дозволяє додати до окремих клітинок або діапазонів клітинок рамку, а також визначити стиль та колір лінії рамки.

  • Вкладка «Вид» дозволяє вибрати візерунок і його колір, а також колір заливки.

  • Вкладка «Защита» дозволяє задати режим захисту клітинки та приховання формул.

Визначивши на вказаних вкладках потрібні параметри форматування, закрийте вікно діалогу, натиснувши кнопку «ОК». Після цього ви отримаєте відображення вмісту клітинок із врахуванням заданих параметрів.

Найбільш важливі та часто вживані параметри форматування можна задати і за допомогою кнопок панелі інструментів «Форматирование».

Встановіть покажчик миші на відповідному елементі наведеної панелі і ви одержите підказ про його призначення.

Наявні в Excel засоби настройки інструментальних панелей дозволяють створювати панелі практично для будь-яких цілей, наприклад, створити “суперформатуючу” панель з кнопками команд форматування, у тому числі і такими, що відсутні на інших інструментальних панелях.

На панелі інструментів «Стандартная» розташована кнопка – «Формат по образцу», за допомогою якої можна застосувати формат визначеної клітинки до інших клітинок і діапазонів. Для використання цієї можливості:


  • Виділіть клітинку з параметрами форматування, що необхідно скопіювати.

  • Натисніть на кнопку – «Формат по образцу». Курсор миші прийме форму пензля.

  • Утримуючи ліву кнопку миші натиснутою, перетащіть покажчик миші через клітинки, на які повинен бути перенесений формат. Excel присвоїть виділеним клітинкам скопійовані параметри форматування.

Можна скопіювати формати відразу у декілька діапазонів клітинок. Для цього натисніть двічі на кнопці – «Формат по образцу» (вона зафіксується у натисненому стані) та виділіть перший діапазон, після чого повторіть операцію виділення для інших діапазонів (курсор зберігає форму пензля). Завершивши копіювання форматів, ще раз натисніть на кнопку – «Формат по образцу», звільняючи її. Для завершення вказаної дії можна також натиснути клавішу «Esc».

Якщо у вихідній клітинці задані різноманітні параметри форматування для окремих символів, то будуть скопійовані параметри форматування, які задані для першого символу клітинки.

Можна також видалити параметри форматування, відмінні від стандартних, в результаті чого клітинки будуть відформатовані стилем «Обычный».

Числові формати


При відображенні числових значень, для яких не задані спеціальні формати, Excel використовує числовий формат «Общий». При завданні числового формату клітинки можна використовувати вбудовані числові формати, формати дати або часу, а крім того створювати та застосовувати числові формати користувача.

У числовому форматі «Общий» Excel представляє числа як цілі, десяткові або експоненціальні. Експоненціальна форма представлення числа буде вибрана автоматично, якщо ширина клітинки недостатня для запису двома іншими способами. У цьому форматі максимальна кількість відображуваних десяткових знаків дорівнює 10. Вже при уведенні числа у клітинку з форматом «Общий», додавши, наприклад, символ валюти або відсотка, можна задати для клітинки інший вбудований або числовий формат користувача.

Для завдання вбудованого формату виділіть необхідні клітинки та у вікні діалогу «Формат ячеек», що викликається командою «Формат\Ячейки…», перейдіть на вкладку «Число». У списку «Числовые формати» виберіть потрібну категорію, а у правій частині вікна уточніть деякі додаткові параметри формату, що залежать від обраної категорії. Додаткові параметри формату уточнюють, наприклад, кількість десяткових знаків, формат відємних чисел, відображення символу валюти та розподільника груп розрядів (тисяч), вид та точність відображення раціональних дробів. За допомогою пункту «Дополнительный» можна вибрати формат для відображення поштового індексу, номера телефону і т. д., використання яких можна рекомендувати у відповідних полях баз даних. Обравши потрібний формат і уточнивши параметри, у полі «Образец» можна побачити відображення вмісту виділеної клітинки. Категорія «Текстовый» дозволяє задати форматування числового значення як тексту. При уведенні можна задати форматування числового значення як тексту шляхом указання перед числом апострофа ().

Панель інструментів «Форматирование» містить кнопки, що дозволяють задати грошовий () та відсотковий формати (), а також вставити у числове значення роздільники розрядів (тисяч) (). Крім того, за допомогою двох наступних кнопок можна збільшити () або зменшити () число відображуваних дробових знаків (мова йде про відображення, а не про точність зберігання значення).



Деякі вбудовані формати можна задавати за допомогою сполучень клавіш.
Сполучення клавіш

Формат

<Ctrl+Shift+>

Формат загальний

<Ctrl+Shift+!>

Формат із двома десятковими знаками після коми

<Ctrl+Shift+$>

Грошовий формат із двома десятковими знаками після коми, відємні числа відображаються у круглих дужках

<Ctrl+Shift+%>

Процентний формат без десяткових знаків

<Ctrl+Shift+^>

Експоненціальний формат із двома десятковими знаками після коми

<Ctrl+Shift+#>

Формат дати з вказівкою дня, місяця та року

<Ctrl+Shift+@>

Формат часу з вказівкою годин та хвилин

Поряд із застосуванням вбудованих форматів можна створювати та застосовувати формати користувача, що мають такі можливості:

  • Вбудовані формати не будуть змінені навіть у тому випадку, якщо вони використовувалися як основа при створенні нових форматів користувача.

  • Формати користувача можуть бути видалені. Видалити вбудовані формати неможливо.

  • Формати користувача доступні для використання тільки у аркушах тієї робочої книги, у якій формат був утворений.

  • Утворений числовий формат користувача може складатися не більше ніж з трьох секцій, в яких задані шаблони для відображення чисел, і четвертої секції, яка містить шаблон для відображення тексту.

  • Різні секції відокремлюються одна від одної крапкою з комою (;).

  • У першій секції варто задати шаблон для відображення додатних значень, у другій – для відємних значень, а у третій – для нульових значень.

  • Якщо у секціях для відображення числових значень після коду зазначити у лапках текст, то він завжди буде поданий у клітинці при уведенні числового значення.

  • В залежності від кількості секцій у шаблоні утворюваного формату користувача Excel по-різному буде використовувати задані секції для форматування окремих категорій чисел:

  • Якщо для форматування чисел задані тільки дві секції, то Excel застосовує першу секцію для форматування додатних і нульових значень, а другу – для форматування відємних значень.

  • Якщо для форматування чисел задана тільки одна секція, то заданий у ній формат буде використаний для відображення всіх числових значень.

  • Якщо задано три секції формату та при цьому остання секція містить текст, то перша секція формату використовується для форматування додатних і нульових значень, друга – відємних, а третя – для форматування тексту.

У шаблонах числових форматів використовуються такі спеціальні символи:

  • 0 – використовується для того, щоб зліва та справа від десяткового роздільника вивести не менше визначеної кількості цифр. Наприклад, для формату 00,000 число 1,23 відобразиться у вигляді 01,230 , а число 123,4567 – у вигляді 123,457 (відбулося округлення, а ціла частина виводиться повністю).

  • # – діє так само, як і шаблон 0, але незначущі нулі не виводяться.

  • ? – діє так само, як і шаблон 0, але незначущі нулі заміняються пропусками.

  • , (кома) – визначає, скільки цифр буде виводитися зліва та справа від десяткового роздільника.

  • % (відсотки) – при виведенні число множиться на 100 та справа добавляється знак %.

  • / (похила) – символ шаблона, призначений для звичайного (раціонального) дробу.

  • пропуск – роздільник розрядів. Може використовуватися також для масштабування та округлення. Наприклад, один пропуск наприкінці числа – округлення до тисяч, два пропуски наприкінці числа – округлення до мільйонів.

  • E– E+ e– e+ – використовуються в експоненціальному (науковому) форматі, розділяючи частини шаблона для завдання мантиси та порядку.

  • $ + () p. – стандартні відображувані символи, що безпосередньо вставляються у шаблон, тоді як інші символи потрібно брати у лапки () або ставити перед ними обернену похилу (\).

  • \ (обернена похила) – використовується для уведення наступного безпосередньо за нею символу, сама при цьому не виводиться.

  • _ (підкреслення) – використовується для виводу пропуску.

  • текст” – лапки використовуються для відображення будь-якого тексту, що стоїть між ними.

  • * (зірочка) – використовується для повторення наступного за нею символу стільки разів, скільки потрібно, щоб заповнити всю ширину стовпчика.

  • @ – текстовий шаблон. Якщо клітинка містить текст, то він виводиться у тому місці формату, де розміщений символ @. Наприклад, якщо клітинка містить текст Кредит, то за форматом ”Графа ”@”.” у ній відобразиться інформація “Графа Кредит.”.

Для створення формату користувача перейдіть на вкладку «Число» вікна діалогу «Формат ячеек» (команда – «Формат\Ячейки…») і виберіть зі списку «Числовые форматы» елемент «(все форматы)». Праворуч буде відображений список кодів усіх доступних форматів. Ці формати варто використовувати як основу при створенні нового формату користувача. Виберіть для створення формату найбільш підходящий (близький) та у полі «Тип» внесіть необхідні зміни та доповнення, враховуючи наведені вище правила та використовуючи відповідні символи шаблона.

Для видалення формату користувача скористайтесь вкладкою «Число» вікна діалогу «Формат ячеек» (команда – «Формат\Ячейки…») і виберіть зі списку «Числовые форматы» елемент «(все форматы)». Зі списку справа виберіть код формату, що необхідно видалити, та натисніть кнопку «Удалить».


Параметри шрифту

Всі встановлені у Windows шрифти можна використовувати у робочому аркуші. Користувачу доступні різноманітні види, розміри, накреслення та інші параметри, що дозволяють вибрати, наприклад, колір, вид підкреслення, оформити верхні та нижні індекси. Шляхом встановлення на вкладці «Общие» вікна діалогу «Параметры» (команда – «Сервис\Параметры…») можна вказати вид шрифту, що використовується за умовчанням (стандартний).

Як звичайно, для завдання параметрів шрифту необхідно виділити відповідні клітинки. У клітинках, що містять текст, можна присвоювати різноманітні параметри шрифту окремим символам, попередньо виділивши їх. Якщо клітинка містить формулу або числове значення, то параметри шрифту можуть бути задані тільки для всієї клітинки.

Для завдання потрібних параметрів шрифту можна скористатися вкладкою «Шрифт» вікна діалогу «Формат ячеек» (команда – «Формат\Ячейки…»). Параметри, що задаються на цій вкладці (дивись рисунок) можуть бути подані у різноманітних сполученнях. Поле «Образец» дозволяє контролювати результати встановлення параметрів форматування шрифту.

Вид, розмір, тип накреслення символів, підкреслення тексту, колір шрифту можна також задати за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів «Форматирование».

Тип накреслення шрифту, а також одинарне підкреслення тексту, можуть бути задані також натисканням сполучень клавіш:



  • <Ctrl+B> – представлення тексту у напівжирному накресленні,

  • <Ctrl+I> – представлення тексту у курсивному накресленні,

  • <Ctrl+U> – одинарне підкреслення тексту.

Якщо у полі «Цвет» вкладки «Шрифт» вікна діалогу «Формат ячеек» (команда – «Формат\Ячейки…») обраний елемент «Авто», то для відображення тексту буде використаний колір, заданий у вікні «Панель управления» Windows для тексту (як правило, чорний).

Встановлення прапорця параметра «Обычный» відміняє всі зміни, внесені на вкладці «Шрифт», і повертає всі значення до стилю «Обычный».


Вирівнювання та розміри клітинки


За умовчанням текст у клітинках буде вирівняний по лівій границі, числові значення – по правій, а логічні значення та значення помилки – по центру.

Як звичайно, для вирівнювання вмісту клітинок їх необхідно виділити. Далі можна скористатися вкладкою «Выравнивание» вікна діалогу «Формат ячеек» (команда – «Формат\Ячейки…»), де і задати потрібне вирівнювання.

При завданні орієнтації у полі «Ориентация» вміст клітинок, при необхідності, буде автоматично повернутий, а висота рядка та ширина стовпчика – автоматично адаптовані до нового розташування вмісту клітинки.

Поля «по горизонтали» та «по вертикали» дозволяють задати будь-яку комбінацію горизонтального та вертикального способів вирівнювання тексту у клітинці. Завдання вирівнювання «по ширине» приведе, при необхідності, до автоматичної розбивки тексту у середині клітинки на рядки, з урахуванням установленої ширини клітинки, що має сенс, якщо текст клітинки не вміщується в одному рядку. Розбивка тексту клітинки на рядки можна також задати, встановивши прапорець параметра «переносить по словам». Задати перехід до нового рядка у середині клітинки можна і безпосередньо при уведенні тексту: для переходу до нового рядка треба натиснути сполучення клавіш <Alt+Enter>. При уведенні тексту та його відображенні у декількох рядках Excel автоматично змінить висоту рядка.

Можна задати горизонтальне вирівнювання вмісту клітинки по центру декількох виділених клітинок рядка (центрування по області), що буває корисним, наприклад, при оформленні різноманітних заголовків. Для цього необхідно виділити клітинку, уміст якої потрібно відцентрувати по декількох стовпчиках, і розширити область виділення за рахунок порожніх клітинок, розташованих праворуч від активної. Після цього треба скористатися кнопкою – «Объединить и поместить в центре» панелі інструментів «Форматирование». Вміст клітинки буде представлений по центру виділеного діапазону, проте він залишиться вмістом тільки лівої крайньої клітинки. Задати центрування вмісту клітинки по стовпчиках можна також за допомогою вирівнювання «по центру выделения» на вкладці «Выравнивание» вікна діалогу «Формат ячеек».

Встановлювані за умовчанням при створенні нової робочої книги ширину стовпчика та висоту рядка можна змінити у будь-який момент. Ширина стовпчика та висота рядка можуть бути змінені шляхом перетаскування границі за допомогою миші або у вікні діалогу.

Якщо ширину стовпчика або висоту рядка не потрібно задавати з точністю до міліметра або пункту (одиниця розміру), то простіше за все для змін скористатися мишкою. Помістіть покажчик миші на правій (нижній) границі заголовка стовпчика (рядка), ширину (висоту) якого необхідно змінити. Курсор миші змінить свій вигляд на вертикальну (горизонтальну) лінію з двома стрілками. Перетягніть покажчик миші при натиснутій лівій кнопці у потрібному напрямку, визначаючи ширину стовпчика (висоту рядка). Можна також виділити декілька стовпчиків (рядків) і змінити ширину (висоту) всіх їх відразу. Для цього після виділення достатньо змінити шляхом перетаскування ширину (висоту) одного з виділених стовпчиків (рядків). Після виконання операції перетаскування всі стовпчики (рядки) будуть мати однакову ширину (висоту). Приховані стовпчики (рядки), що входять у виділення, після такої операції будуть відображені на робочому аркуші.

Для зміни ширини стовпчика (висоти рядка) за допомогою вікна діалогу помістіть покажчик клітинки на клітинку, яка розташована у стовпчику (рядку), ширину (висоту) якої необхідно змінити. Можна також виділити декілька стовпчиків (рядків) і змінити їхню ширину (висоту) відразу. Для зміни ширини (висоти) усіх стовпчиків (рядків) робочого аркуша достатньо виділити весь робочий аркуш. Скористайтесь командою «Формат\Столбец\Ширина…» або, відповідно, «Формат\Строка\Высота…» та введіть замість відображеного поточного значення потрібний розмір. Ширина стовпчика вимірюється у символах і може приймати значення від 0 до 255. Висота рядка вимірюється у пунктах (приблизно 1/28 сантиметра) та може приймати значення від 0 до 409,5. Якщо вказати значення ширини стовпчика (висоти рядка) рівне 0, то стовпчик (рядок) буде прихований. Команду, що виводить вікно діалогу для зміни ширини стовпчика (висоти рядка) можна також вибрати з контекстного меню виділеного стовпчика (виділеного рядка).

Можна також скористатися автоматичним встановленням оптимальної ширини стовпчика (висоти рядка) по самому довгому (високому) вмісту клітинки стовпчика (рядка). Помістіть покажчик миші на правій (нижній) границі заголовка потрібного стовпчика (рядка). Можна також попередньо виділити декілька стовпчиків (рядків), а потім помістити покажчик на границю будь-якого із них. Після цього для автоматичного добору ширини (висоти) достатньо виконати подвійне натискання лівої клавіші миші. Для встановлення оптимальних значень ширини стовпчика та висоти рядка можна скористатися також командами «Формат\Столбец\
Автоподбор ширины
» та «Формат\Строка\Автоподбор высоты».

Крім зазначених вище способів приховання стовпчиків і рядків шляхом вибору нульової ширини та висоти можна, виділивши потрібні стовпчики або рядки, скористатися командами «Формат\Столбец\Скрыть» та «Формат\Строка\Скрыть». Еквівалентні сполучення клавіш: <Ctrl+0> – для стовпчиків і <Ctrl+9> – для рядків. Можна вибрати також відповідні команди з контекстного меню виділеного стовпчика (рядка). Відзначимо, що у робочому аркуші зі схованими стовпчиками або рядками нумерація стовпчиків і рядків не є наскрізною. Щоб знову відобразити на екрані приховані стовпчики або рядки, достатньо виділити діапазон клітинок (можна декілька стовпчиків або рядків) таким чином, щоб у нього входили приховані стовпчики або рядки та виконати команди «Формат\Столбец\Отобразить» та «Формат\Строка\Отобразить». Еквівалентні сполучення клавіш: <Ctrl+Shift+0> – для стовпчиків і <Ctrl+Shift+0> – для рядків. Якщо виділити увесь робочий аркуш і задати вказані команди відображення стовпчиків або рядків, то на екрані будуть відображені всі приховані раніше стовпчики або рядки.


Рамки та кольорове оформлення

До будь-якого діапазону клітинок робочого аркуша можна додати рамку та візерунок. Для цього, як звичайно, виділіть потрібні клітинки, інакше додавання рамки або візерунка буде відноситися тільки до активної клітинки, та виконайте команду «Формат\Ячейки…». Для додавання рамки у вікні діалогу «Формат ячеек», що з’являється, перейдіть до вкладки «Граница» та виберіть позицію рамки, тип і колір лінії. Додавання рамки значно легше розпізнати, якщо задане приховання ліній сітки розграфлення робочого аркуша (параметр «сетка» на вкладці «Вид» вікна діалогу «Параметры», яке викликається командою «Сервис\Параметры…»). Додати рамку можна і за допомогою кнопки – «Границы» панелі інструментів «Форматирование», відкривши список та обравши потрібну лінію. Для додавання візерунка скористайтеся вкладкою «Вид» вікна діалогу «Формат ячеек», де виберіть візерунок (поле «Узор») і колір (поле «Цвет»), контролюючи результат у полі «Образец». Для вибору кольору фону можна використовувати також палітру кольорів – кнопка – «Цвет заливки» панелі інструментів «Форматирование», відкривши список і обравши потрібний колір.


Автоформатування



Excel надає у розпорядження користувача декілька вбудованих автоформатів, що містять у собі деякі числові формати, параметри вирівнювання та шрифту, рамки, візерунки, значення ширини стовпчиків і висоти рядків.

Перед застосуванням автоформатування необхідно виділити потрібні клітинки, інакше Excel спробує застосувати автоформат до масиву заповнених клітинок, у який входить і активна клітинка. Далі виконайте команду «Формат\Автоформат…» та у вікні діалогу «Автоформат», що з’явилося, виберіть зі списку потрібний формат, використовуючи для контролю поле «Образец». Натисніть кнопку «Параметры» для відкриття додаткової частини вікна діалогу, щоб визначити, які параметри форматування не повинні бути використані при застосуванні автоформату.

При застосуванні автоформату Excel автоматично розпізнає заголовки рядків і стовпчиків, формули та константи та відформатовує їх відповідним чином. Відмінити результат автоформатування відразу після його застосування можна так. Помістіть покажчик клітинки на клітинку відформатованого діапазону, відкрийте вікно діалогу «Автоформат» та у списку форматів виберіть елемент «Нет».

Структурування робочого аркуша

У багатьох випадках утворювані на робочих аркушах дані містять ієрархічні зв'язки. Шляхом структурування робочого аркуша можна значно поліпшити контроль за даними, що містяться у ньому. Додаючи символи структури можна легко задати приховання або відображення визначених рівнів.

Наприклад, робочий аркуш, що містить результати щоквартальної комерційної діяльності двох груп співробітників, у результаті структурування таблиці може мати такий вигляд.

Наявність структури дозволяє легко вибирати рівень деталізації даних, відображуючи при цьому тільки потрібну інформацію (наприклад, підсумкову) та приховуючи все зайве (наприклад, дані по окремих співробітниках).

Створена у такий спосіб структура в Excel може містити до восьми вертикальних і восьми горизонтальних рівнів.

При створенні структури зверху та зліва від робочого аркуша відображаються символи структури, за допомогою яких можна сховати () або відобразити () на екрані дані визначених рівнів структури. Створену структуру надалі у будь-який момент можна змінити або видалити.

Структура у робочому аркуші може бути створена автоматично, якщо детальні дані розташовані по стовпчикам (рядкам), а розташований справа сусідній стовпчик (знизу – рядок) містить формули, що посилаються на детальні дані. Якщо формули посилаються на клітинки, розташовані зліва, то Excel створить вертикальну структуру (по стовпчикам), якщо на клітинки, розташовані зверху, – горизонтальну структуру (по рядкам). При наявності і перших і других посилань буде створена одночасно і горизонтальна і вертикальна структури (дивись рисунки, наведені вище).

Для створення структури достатньо виділити діапазон клітинок, дані яких повинні бути структуровані, інакше буде створюватися структура для всього робочого аркуша, та виконати команду «Данные\Группа и структура\Создание структуры». Excel створить відповідні рівні структури та відобразить на екрані відповідні символи структури, що дозволяють управляти прихованням і відображенням окремих рівнів структури.

Для видалення структури треба виконати команду «Данные\Группа и структура\Удалить структуру».

Символи створеної структури будуть відображатися на екрані тільки у тому випадку, якщо встановлений прапорець параметра «символы структуры» на вкладці «Вид» вікна діалогу «Параметры», який викликається командою «Сервис\ Параметры…».


3.2. Створення стилю та робота з шаблонами
Робота з шаблонами. Шаблон являє собою робочу книгу, яка використовується в якості основи для створення і розробки інших робочих аркушів. Шаблони можуть містити попередньо записані макроси, особливі формати, текстові значення, формули і навіть діаграми. Замість того, щоб починати створення робочої книги з нуля, ви можете відкрити шаблон, внести в нього потрібну вам інформацію і зберегти його як новий файл. Для створення нової робочої книги, що базується на шаблоні виконайте наступну команду:

Файл-Створити-Рішення

Для того, щоб зберегти робочі книги в якості шаблонів Файл-Зберегти як-С:\ProgramFiles\Office\Шаблони\Рішення і зберегти з розширенням xlt.

Визначення і використання стилів. Стиль в Ексел являє собою набір інструкцій форматування. Стилі володіють наступними характеристиками:

Вони економлять час;

Забезпечують послідовність в діях;

Спрощують зміни форматування робочого аркуша

Можна використовувати стилі для окремих комірок, діапазонів чи робочого аркуша в цілому. Кожний стиль зберігається під своїм власним іменем. Він може містити атрибути форматування для чисел, вирівнювання, шрифта, рамок, узорів і захисту.

Створення стилю. Для створення нового стилю необхідно виконати: Формат-Стиль, щоб відкрити діалогове вікно Стиль. По замовчуванні застосовується стиль Звичайний. Вводимо ім’я стилю і вибирає його параметри з вікна Форматування комірки.

Для призначення стиля одній або групі комірок , виділяєте необхідні комірки і вибираєте потрібний стиль.


3.3. Попередній перегляд та друкування таблиць
Перед тим, як виводити на друк робочий аркуш, необхідно вказати параметри сторінки, використовуючи для цього діалогове вікно Параметри сторінки. Щоб відкрити це вікно виберіть Файл – Параметри сторінки. Діалогове вікно Параметри сторінки має чотири закладки: Сторінка, Поля, Колонтитули і Аркуш. Ці закладки містять опції управління виводом на друк. На додаток до кнопок ОК і Відміна, кожна закладка в діалоговому вікні Мар матери сторінки має також три кнопки команд: Друк, Перегляд і Властивості. Після клацання на кожній з цих кнопок відкривається відповідне діалогове вікно.

Діалогове вікно Друк дозволяє вибрати сторінки, які необхідно вивести на друк, кількість копій і встановити інші характеристики. Діалогове вікно Перегляд демонструє робочий аркуш в точності, так як він буде виведений на друк. Кнопка Властивості відкриває діалогове вікно Властивості принтера. Воно використовується для зміни настройок принтера, зданих по замовчуванню. Дані настройки поширюються на всі прикладні програми Windows.

Закладка Сторінка. Основні параметри: Орієнтація – книжна або альбомна сторінка. Масштаб: встановіть % від натуральної величини для зменшення чи збільшення розмірів робочого аркуша. Автоматичний підбір – розмістити не більше ніж на (кількість сторінок) в ширину і у висоту. Розмір паперу і якість друку. Встановлюється формат паперу і роздільна здатність.

Закладка Поля: встановлюють верхнє, нижнє, ліве і праве поле, а також верхній і нижні колонтитул.

Закладка Колонтитули: Excel пропонує різноманітні варіанти вбудованих верхніх і нижніх колонтитулів. Щоб їх вибрати необхідно відкрити випадаючий список Верхній колонтитул і Нижній колонтитул. Можна використовувати не тільки вбудовані колонтитули, але й створювати власні. Для цього клацніть мишкою на кнопці Створити верхній колонтитул, з’явиться діалогове вікно для верхнього колонтитула. Дане вікно поділене на три частини: ліву, центральну і праву. Текст набраний у лівій частині автоматично вирівнюється по лівій стороні і т.д. Можна редагувати текст: вибравши з панелі інструментів кнопку Шрифт. Кнопка Номер сторінки призначена для виводу на друк біжучого номеру сторінки.. Кнопка Всього сторінок призначена для виводу на друк загальної кількості сторінок в документі. Кнопки Дата і Час призначені для розміщення динамічних полів, а не тексту. Динамічна інформація автоматично поновлюється. Кнопки Ім’я файлу і Ім’я аркуша вставляють в колонтитул ім’я біжучої робочої книги і біжучого робочого аркуша.

Закладка Лист: Опції цієї закладки впливають на зовнішній вигляд роздрукованого робочого аркуша. Закладка Лист має чотири панелі: Виводити на друк діапазон, Друкувати на кожній сторінці, Друкувати і Послідовність виводу сторінок. Текстове поле Виводити на друк діапазон надає можливість вказувати комірки, які ви збираєтесь виводити на друк. Для цього в поле потрібно ввести адрес лівої верхньої комірки, двокрапку і адрес правої нижньої комірки. Адрес кожної комірки повинен вводитись зі знаком $. Наприклад, $A$1:$F$10.

Панель друкувати на кожній сторінці використовується для виводу на друк букв стовпців і номерів стрічок.

Панель встановлення послідовності виводу призначена для визначення порядку, в якому сторінки будуть виводитись на друк. По замовчуванню, сторінка 2 – це частина простору робочого аркуша, яка знаходиться під тією областю, яка роздрукована на сторінці 1. вибравши вправо, потім вниз ми досягнемо того, що на сторінці 2 буде роздруковане те, що знаходиться справа від сторінки 1.


Контрольні питання


  1. Який зміст включає поняття формату?

  2. Які формати чисел підтримує Excel?

  3. Як вибирається обрамлення для заголовків колонок і рядків створеної таблиці?

  4. Що таке стиль форматування?

  5. Як створюється новий стиль відповідно до формату створюваної таблиці?


База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка