Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів



Сторінка4/22
Дата конвертації14.12.2016
Розмір5.63 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   22
§ 6. Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для фор­мату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:


  1. відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

  2. починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

  3. переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля арку­ша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
§ 7. Рубрикація тексту

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папе­ра. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема­тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким по­чинається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тек­сту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 ре­чень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що скла­даються з одного речення. Однак, якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.

Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.



Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумеру­вання тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) ґ)...

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параг­раф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:



  1. нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

  2. застосовувати однорідні засоби нумерації до однотип­них частин;

  3. дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

  4. використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

Нова система нумерації базується на використанні лише

арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Засто­совуючи її, слід враховувати:



  1. після номера частини, розділу, пункту, підпункту ста­виться крапка;

  2. номер кожної складової частини включає номери ви­щих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин доку­мента.


§ 8. Оформлення титульної сторінки

Титульна сторінка — перша (іноді третя) сторінка книги, наукової роботи, реферату, яка містить відомості про авто­ра, тему, призначення, місце і рік видання, назву видавниц­тва тощо. Титул слугує для початкового знайомства з працею, тому важливо, щоб на ньому були зафіксовані відо­мості, які характеризують її.

Титул може містити такі елементи:



  1. прізвище та ініціали автора;

  2. назву установи, від імені якої видається праця;

  3. заголовок, що характеризує тему;

  1. підзаголовок, який уточнює тематику;

  2. рік видання (написання);

  3. серію, до якої належить друкована праця;

7) вказівку про тип видання (рекомендації, посібник тощо);

  1. номер частини, тому, випуску;

  2. черговість видання, починаючи з другого;

  1. вказівку, з якої мови перекладено працю, прізвище перекладача і редактора перекладу;

  2. прізвище автора вступної статті або післямови, укла­дача коментарів;

  3. рекомендації відповідних установ ("Рекомендовано Міністерством освіти України як навчальний посібник"; "За­тверджено до друку вченою радою Інституту мовознавства імені О.О.Потебні HAH України").

У збірниках статей прізвища авторів на титулі не зазнача­ють, а друкують перед статтею або після неї.

Якщо праця написана колективом авторів, то їх пріз­вища зазначають на звороті титульної сторінки під ано­тацією або в передмові.

Ще на звороті титульної сторінки можуть зазначатися:


  1. вказівки, за яким виданням друкується книга;

  2. відомості про постанову вченої ради тощо;

  1. повідомлення про матеріали, на основі яких укладено книгу;

  2. першоназва книги, яка в іншому виданні вийшла зі змі­ною заголовка;

  3. вказівка про присудження автору почесного звання за цей твір;

6) повідомлення про додатки иа вкладних аркушах;

7) відомості мовою оригіналу про видання, що є основою для перекладача (місце видання, назва видавництва тощо).

Традиційно відомості на титульній сторінці оформляють­ся посередині аркуша.

Якщо титул починається із ініціалів та прізвища автора, то їх пишуть на межі верхнього поля. Якщо ж на титулі є назва серії або інші відомості, то на межі верхнього поля пи­шуть їх, а прізвище автора зазначають через п'ять інтервалів від цих даних.

Назва книги пишеться великими буквами на 30-му інтер­валі від верхнього зрізу сторінки. Якщо у заголовку декілька рядків, то кожний рядок пишеться через два інтервали.

Назва видавництва, місце і рік видання пишуться на межі нижнього поля маленькими літерами.

Зразок:



§ 9. Правила оформлення заголовків і підзаголовків

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку перено­сити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ

В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з вели­кої літери, якщо передує їй.

Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ

про Раду з питань мовної політики

при Президентові України

Про внесення доповнень до Положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх ви­користанням.



ПОСТАНОВА

Текст від заголовка пишеться через 3—4 інтервали.

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставить­ся. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку.

Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміж­ком в один знак між буквами в межах одного слова, напри­клад:



ЗМІСТ

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, а від підзаголовка до тексту — три чи чотири. Якщо підзаго­ловок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підза­головки пишуться ідентично, приміром:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ

Частини, елементи й ділянки опису

чи біля лівого поля:

ТЕКСТИ З ШЮСТРАЩЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ

Ілюстрації, написи, підписи, текст
§ 10. Прийоми виділення окремих частин тексту

Іноді в роботі треба звернути увагу на терміни, вжиті у тексті вперше, зробити логічний чи смисловий наголос, виділити правило, теорему, визначення тощо. Наприклад:



Тарифи — система ставок, яка визначає розміри опла­ти за послуги (ціна послуг).

Для виділення у тексті окремих слів або частин існує чо­тири способи:

1. ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Цей спосіб слугує для виділення окремих слів.


  1. У розрядку оформляються окремі слова і короткі фрази. Коли слово пишеться у розрядку, то після кожної букви в слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними у розрядку, й текстом роблять відступ у 2—З знаки, щоб слова відділялись. Розділові знаки після слів у розрядку ставляться на відстані одного знака, а наступне слово починається за 2—3 знаки.

  2. Підкреслення — найзручніший спосіб виділення окре­мих слів і фраз. Лінію підкреслення починають під першою, а закінчують під останньою буквою слова, яке виділяють; розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Проте лапки і дужки підкреслюють. Ціле речення треба підкреслювати суцільною рискою, починаючи від першої букви і закінчуючи останньою буквою речення.

  3. Курсивом виділяються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набира­ють на комп'ютері.


§ 11. Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту

Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким.



Примітка — додаткова помітка, пояснення до тексту.

Додаток — подання додаткової інформації (документа) після тексту.

Підстава — причина, достатній привід, які виправдову­ють дію, вчинок. На підставі — виходячи з чого-небудь, спираючись на щось.
Правила оформлення приміток

1. Слово "Примітка" пишеться малими літерами (перша літера — велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка.

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад:



Примітка. Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати п'яти знакам.

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ста­виться крапка. Слово "Примітки" пишеться у множині. На­приклад:

Примітки: 1. Номенклатури справ установ, які не здають свою документацію на державне зберігання, узгоджуються із вищими установами від­повідного рівня.

2. Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником установи структурні під­розділи отримують витяги відповідних її розділів для використання у роботі.



  1. Примітки відмежовуються від тексту 2—4 інтервалами.

  2. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові "Примітка" і 2 знаки — двокрапка та відступ).

Правила оформлення додатків та підстав ті самі, що й приміток.
§ 12. Виноски до тексту та правила їх оформлення

Виноска — це текст, що розміщується в кінці сторінки і відмежовується від основного тексту горизонтальною рис­кою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак виноски — цифра (з дужкою чи без неї) або зірочка, — який повторюється на початку самої виноски.

Знак "зірочка" використовується тоді, коли виносок у роботі небагато і розміщуються вони переважно по одній на сторінці.

Якщо використовуються арабські цифри як знак винос­ки, то нумерація виносок може бути сторінковою (в межах однієї сторінки) чи наскрізною (через усю роботу).

Знаки виносок повинні бути однотипними в межах однієї роботи. Цифри і зірочки пишуться біля слова вгорі, без відсту­пу між словом і знаком, проте після виноски відступ обов'язковий. Розділові знаки ставляться після знака виноски.



Правила оформлення тексту виноски

1. Основний текст відділяється від тексту виноски гори­зонтальною рискою в 15 знаків.



  1. Відокремлювальна риска відділяється від основного тексту півтора або двома інтервалами залежно від того, з яким інтервалом написано сам текст.

  2. Текст виноски відділяється двома інтервалами від відо-кремлювальної риски.

4. Текст виноски пишеться через один інтервал з абзацу.

  1. Якщо на сторінці декілька виносок, то кожну виноску відділяють двома інтервалами.

  2. Усі виноски друкуються на тій сторінці, якої вони сто­суються. Не бажано розривати виноски та переносити їх на іншу сторінку.


§ 13. Бібліографія

Правила оформлення бібліографи

Бібліографія — це список літератури з певного питання. У книзі бібліографія слугує для поглиблення і розширення знань читачів з певної галузі науки або техніки, якій присвя­чено основний зміст книги.

Розрізняють бібліографію:


  1. реєстраційну — знайомить читача з назвами усіх книг з конкретного питання;

  2. рекомендаційну — містить назви книг, які автор ра­дить прочитати;

  3. як список використаної літератури — містить перелік книг, на які посилається автор.

Вибір автором певного типу бібліографії залежить від ха­рактеру і призначення видання.
Способи розташування бібліографічних відомостей

Порядок розміщення назв книг у списках літератури може бути алфавітним, хронологічним, тематичним. Всере­дині тематичних рубрик треба дотримуватися алфавітного або хронологічного принципу розташування назв.

Список літератури може записуватися двома способами:

1) перший рядок назви книги пишеться від лівого поля без абзацу, а другий і наступні рядки — з абзацу, наприклад: Бондар Д.Д. Практикум з металообробки: Навч. посіб. —

Донецьк: Майстер, 1991.—130 с;

2) перший рядок назви книги пишеться з абзацу, а дру­гий і наступні рядки — від лівого поля без абзацу, напри­клад:

Томан І. Мистецтво говорити: Пер. з чес. — 2-ге вид. — К.: Політвидав України, 1989. — 298 с, іл.

Перевага частіше надається другому способу.

Список літератури, вміщений у кінці книги, пишеться через два інтервали. Бібліографічне посилання, вміщене в кінці сторінки, оформляється як виноска.
Правила складання бібліографічного опису

1. Автор (прізвище, ініціали); крапка; якщо книга написана декількома авторами, то вони перераховуються через кому.

Якщо посібник написаний чотирма авторами і більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ інших авторів за­значається "та ін.".


  1. Назва книги (без скорочень і без лапок); двокрапка. Підзаголовок (без лапок); крапка, тире.

  2. Початкові відомості (місце видання, видавництво, рік видання).

  1. Місце видання — з великої літери скорочено — Мос­ква (М.), Санкт-Петербург (СПб), Київ (К.), Харків (X.), Львів (Л.); крапка, двокрапка. Усі інші міста повністю — Донецьк, Одеса, Мінськ; двокрапка.

  2. Назва видавництва (без лапок) з великої літери; кома.

  3. Том, частина — скорочено з великої літери (Т., Ч.); цифра тому або частини; крапка, тире. Випуск з великої літери, скорочено (Вип.), крапка, тире.

  4. Слово "Видання" з великої літери, скорочено; крап­ка; порядковий номер видання арабськими цифрами, крап­ка, тире (Вид. 2-ге).

  5. Рік видання (лише арабськими цифрами), крапка; тире.

  6. Якщо вказується загальна кількість сторінок, то пи­шуться арабські цифри на позначення номера сторінки; сло­во "сторінка" записується скорочено, з маленької літери. Наприклад: 350 с.

Якщо вказуються конкретні сторінки, то спочатку пи­шеться слово "сторінка" скорочено з великої літери (С); крапка; арабськими цифрами номери сторінок, наприклад: С. 35—48; С. 15.

4. Якщо на одній сторінці декілька посилань, то при пов­торюванні бібліографічних відомостей достатньо вказати "Там само", поставити крапку й тире і записати номери сторінок, на які посилаються. Наприклад: Там само. — С. 65—70.


§ 14. Написання цифр та символів у ділових паперах

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997.

Цифри, як арабські, так і римські, відокремлюються від слів проміжком. Винятком с букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 76; до справи 34Б; стереопрогра­вач "Діана П406С".

Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-ша лінія; 3-те видання.

Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінкове закінчення ставлять тільки після останньої цифри. Наприклад: 1, 2 і 3-й томи.

Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень. Напри­клад: // ґатунок; І курс.

Складні прикметники, першою частиною яких є числів­ник, що позначається цифрою, пишуть без відмінкових за­кінчень через дефіс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий.

Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти — цифрами: п'ять комп'ютерів; 156 студентів.

Десяткові дроби відокремлюються комою. Наприклад: 2,5; 3,2.

Прості дроби пишуться двома способами:



  1. Через косу риску. Проміжка між чисельником і зна­менником не роблять. Цей спосіб раціональніший. Напри­клад: 4/5; 2/3; 1/4.

  2. Чисельник від знаменника відділяється горизонталь­ною рискою. Наприклад:

 '

У змішаних дробах ціле число відділяють від дробової частини інтервалом в один знак. Наприклад: ;

Римські цифри від слів відокремлюють проміжком. На­приклад: XX століття.

Знаки "номер" (№); "параграф" (§) і "градус"(°) відокремлю­ють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45°. Проте знак "за Цельсієм" (С) пишеться разом із знаком "градус": 36,6 °С.

Символи "процент" (%), "хвилина" ('), "секунда" (") пи­шуться разом із цифрою: 110%; 30'; 30'20".

Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" у мно­жині не подвоюються.

Арифметичні знаки "плюс" (+), "мінус" (-), "множення" (х), "ділення" (:), знак "дорівнює" (=) відокремлюють від цифри проміжком в один знак. Вони записуються тільки з цифрами, у тексті — словами.

Знак граничного відхилення (±) пишуть із цифрою разом: ±0,43.

Між від'ємними та додатними величинами, які означають крайні межі, знак "тире" не ставиться. У цьому разі пишуть прийменники "від" і "до". Наприклад, температура повітря піднялася від -5 до + 10 °С.

Показники степеня та індекси пишуть разом із цифрою: 102; 255.

Географічні (математичні) позначення пишуть скорочено.

Міри довжини і ваги позначають відповідно до метричної сис­теми мір: км. (кілометр), м. (метр), дм. (дециметр), см. (сантиметр), мм. (міліметр), т. (тонна), ц. ( центнер), кг. (кілограм), г. (грам), мг. (міліграм), млрд. (мільярд), млн. (мільйон), тис. (тисяча).

Міри площі та об'єму скорочують так:

км2 (квадратний кілометр),

м2 (квадратний метр),

м3 (кубічний метр),

см3 (кубічний сантиметр).

У хімічних формулах інтервал між цифрами і буквами не роблять. Наприклад: Н2О, Н2SO4;



§ 15. Вимоги до мови ділових паперів

Під час підготовки тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати рекві­зити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад:



Комісія ухвалила...

Інститут просить...

Ректорат клопочеться...

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.



  1. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

  2. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.

  3. Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...

У порядку надання матеріальної допомоги.



У порядку обміну досвідом...

У зв'язку з вказівкою...

Відповідно до попередньої домовленості...

Відповідно до Вашого прохання...

  1. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.



Слід писати

Не можна писати

ужити заходів

брати (взяти) участь

погодити

вплинути

порядок денний

пропозиції

вирішити, розв'язати

боротися

заходи

такі члени групи: не можна визнати задо­вільним незабаром

не з'являються на заняття

прошу надати мені

відпустку треба направити присутні одностайно

схвалили пропозицію неухильно

виконувати згідно з наказом згідно з розпорядженням відповідно до постанови

прийняти заходи

прийняти участь

здійснити погодження

здійснити вплив

повістка денна

предложення

забезпечити рішення

проводити боротьбу

міроприємства

слідуючі члени групи:

не може бути визнаним задо­вільним

у самий найближчий час

мають місце випадки неявки на заняття

прошу Вашого дозволу про надання мені відпустки повинен бути направлений одностайне схвалення дістала

пропозиція про прийняття

до неухильного виконання

згідно наказу

згідно розпорядження

відповідно з постановою


  1. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).

  2. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не відповіли на лист-запит...

Вами ще не дана відповідь на лист-запит...

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад:



Університет не гарантує...

Комісія підтверджує...

Телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції:



Створити комісію...

Затвердити пропозицію...

Попередити правління...

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:



Наказую...

Пропоную...

  1. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за за­гальними правилами: р-н, обл.. км, напр., канд. філол. наук.

  2. Надавати перевагу простим реченням. Використову­вати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний...

Високошановний...

Вельмишановний...

Високоповажний...

РОЗДІЛ II
Документи різних видів: вимоги до оформлення

Проблема розробки, систематизації та уніфікації доку­ментів набула особливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно вико­ристовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т.ін.). Ці зміни, у свою чергу, зу­мовлені об'єктивними факторами:

1) активністю державотворчих процесів в Україні після
здобуття нею незалежності в 1991 році;

2) розвитком ринкових відносин в економіці;

3) наданням українській мові статусу державної мови,
необхідністю переходу ділового спілкування з російської
мови на українську.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   22


База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка