Лекція Загальна характеристика субд access та її основних структур даних



Скачати 82.56 Kb.
Дата конвертації15.11.2016
Розмір82.56 Kb.
Лекція 3. Загальна характеристика СУБД Access та її основних структур даних

Мета лекції – ознайомлення з СУБД Access – реляційною базою даних, розглянути архітектуру СУБД Access

Питання лекції:

  • визначення даних і їх збереження;

  • обробка даних;

  • архітектура СУБД Microsoft Access


Microsoft Access як реляційна СУБД

Microsoft Access — це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації.



Визначення даних і їх збереження

Під час роботи з документом або електронною таблицею ми звичайно цілком вільні у визначенні змісту документа або кожної комірки таблиці. На одній сторінці документа можна розмістити кілька абзаців тексту, таблицю, схему чи кілька стовпчиків даних, використовуючи при цьому різноманітні шрифти. У шапці стовпчика електронної таблиці можна як його заголовок ввести певний текст. Також можна в тому самому стовпчику задати різноманітні числові формати, що залежать від призначення рядків. У текстовому редакторі така гнучкість потрібна для того, щоб помістити ту чи іншу інформацію в потрібне місце на сторінці, а в електронній таблиці мати можливість зберегти вихідні дані, робити необхідні обчислення та подавати результати в потрібному вигляді.

Ця гнучкість забезпечує успішний розв’язок невеликих, добре сформульованих задач. Але коли електронна таблиця містить кілька сотень рядків, а документи складаються з багатьох сторінок, то працювати з ними стає досить важко. З ростом обсягу даних можна виявити, що перевищені встановлені електронною таблицею або текстовим редактором обмеження на пам’ять або ж узагалі вичерпані можливості комп’ютерної системи. Якщо розробляється документ або електронна таблиця, які призначені для інших користувачів, то стає важко проконтролювати введення нових і використання вже наявних даних. Наприклад, коли в електронній таблиці в одній комірці має зберігатися дата, а в іншій — грошове надходження, користувач зовсім випадково може їх переплутати.

Деякі програми для роботи з електронними таблицями дають можливість визначити всередині електронної таблиці ділянку «бази даних», що може допомогти частково розв’язати ці проблеми. Проте, як і раніше, існуватиме обмеження даної програми на обсяг пам’яті і, до того ж, усе одно не одержимо достатнього контролю над уведенням інформації в комірки ділянки «бази даних». Крім того, якщо потрібно буде працювати не лише з цифровою або текстовою інформацією, то може виявитися, що електронна таблиця не може працювати з інформацією, поданою у вигляді малюнка чи звука.

СУБД дозволяє задавати типи даних і засоби їх збереження. Можна також задати критерії (умови), які СУБД надалі використовуватиме для забезпечення правильного введення даних. У найпростішому випадку умова на значення (validation rule) повинна гарантувати, що не буде введено випадково в числове поле текст. Інші умови можуть визначати ділянку чи діапазони припустимих значень даних. У найдосконаліших системах можна задати відношення між сукупностями даних, які називаються таблицями або файлами, і покласти на СУБД забезпечення сумісності чи цілісності даних. Наприклад, можна змусити систему автоматично перевіряти відношення введених замовлень до конкретних клієнтів.

Microsoft Access надає максимальну свободу в завданні типу даних (текст, числові дані, дати, час, грошові значення, малюнки, звук, документи, електронні таблиці). Можна задати також формати збереження (довжина рядка, точність подання чисел і дати/часу) і подання цих даних у разі виведення на екран або друк. Для впевненості, що в базі даних зберігаються лише коректні значення, можна задати умови на значення різноманітного ступеня складності.

Оскільки Microsoft Access є сучасним додатком Windows, можна використовувати всі можливості DDE (Dynamic Data Exhange, динамічний обмін даними) та OLE (Object Linking and Embedding, зв’язок та впровадження об’єктів). DDE дає змогу здійснювати обмін даними між Access і будь-яким іншим додатком Windows, який підтримує DDE. В Access можна за допомогою макросів або Access Basic здійснювати динамічний обмін даними з іншими додатками. OLE є витонченішим засобом Windows, що дає можливість встановлювати зв’язок з об’єктами іншого додатка чи впроваджувати якісь об’єкти в базу даних Access. Такими об’єктами можуть бути картинки, діаграми, електронні таблиці чи документи з інших додатків Windows, що підтримують OLE.

Microsoft Access може працювати з великим числом найрізноманітніших форматів даних, включаючи файлові структури інших СУБД. Можна здійснювати імпорт і експорт даних із файлів текстових редакторів або електронних таблиць. За допомогою Access можна безпосередньо обробляти файли Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro та ін. Можна також імпортувати дані з цих файлів у таблицю Ассеss. На додаток до цього Microsoft Access може працювати з найпопулярнішими базами даних, які підтримують стандарт ODBC (Open Database Connectivity — Відкритий доступ до даних).



Обробка даних

Робота з даними в текстовому редакторі або електронній таблиці значно відрізняється від роботи з даними в СУБД. У документ, підготовлений за допомогою текстового процесора, можна включати табличні дані та використовувати для їх обробки обмежений набір функцій. Можна виконувати пошук рядка символів у вихідному документі, за допомогою OLE включати в нього таблиці, діаграми чи картинки з інших додатків. В електронній таблиці деякі комірки містять формули, які забезпечують потрібні обчислення або перетворення, а дані, що є для них вхідною інформацією, можна вводити в інші комірки. Дані з електронної таблиці, створеної з якоюсь конкретною метою, дуже важко потім використовувати для виконання інших завдань. Щоб розв’язати нову задачу, потрібно організувати зв’язок із даними іншої електронної таблиці чи використати обмежені можливості пошуку для копіювання обраної підмножини. СУБД дає змогу працювати з даними, застосовуючи різноманітні засоби. Наприклад, можна виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит зі складним пошуком по кількох пов’язаних між собою таблицях або файлах. За допомогою однієї єдиної команди можна оновити зміст окремого поля чи кількох записів. Для читання та коригування даних можна створити процедури, що використовують функції СУБД. У багатьох системах є розвинуті можливості для введення даних і генерації звітів.

У Microsoft Access для обробки даних таблиць використовується потужна мова SQL (Structured Query Language — структурована мова запитів). Використовуючи SQL, можна виділити з однієї чи кількох таблиць потрібну для розв’язання конкретної задачі інформацію. Access значно спрощує процес обробки даних. Щоб змусити Microsoft Access виконувати наші завдання, не обов’язково потрібно знати мову SQL.

У Microsoft Access є простий і в той же час багатий на можливості засіб графічної постановки запиту — так званий «запит за зразком» (QBE, query by example), який використовується для задання даних, необхідних для розв’язання певної задачі. Використовуючи для виділення та переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Windows і кілька клавіш на клавіатурі, можна побудувати досить складний запит.

Електронні таблиці і текстові документи є прекрасними засобами для розв’язування «однокористувальницьких» задач, але вони погано пристосовані для роботи в режимі колективного користування. Електронні таблиці також корисні як шаблони для простих форм введення інформації. Електронна таблиця добра як шаблон для рахунка-фактури в невеликій фірмі. Але якщо з розширенням бізнесу починає зростати число співробітників, що вводять у комп’ютер замовлення, то без бази даних не обійтися. Так само електронна таблиця може використовуватися на великих підприємствах для підготовки співробітниками звітів про свої витрати, але для впорядкування загальної бухгалтерської звітності ці відомості однаково повинні збиратися в базі даних.

У тих випадках, коли виникає потреба в колективному користуванні інформацією, система управління базами даних дає змогу захищати інформацію від несанкціонованого доступу так, що право знайомитися з даними чи коригувати їх одержують лише певні користувачі. Призначена для колективного користування СУБД має засоби, які не дозволяють кільком користувачам одночасно коригувати ті самі дані. Найдосконаліші системи дають змогу, крім того, так групувати внесені зміни (послідовності таких змін іноді називають транзакціями), що або жодне з них не буде збережено, або будуть збережені всі зміни. Наприклад, вводячи нове замовлення, потрібно спочатку переконатися в тому, що всі його пункти внесені правильно, а якщо трапилася помилка, то простежити, щоб це замовлення (зміни в базі даних) не записувалося в пам’ять. Окрім того, виникає бажання, щоб ніхто інший не бачив цього замовлення чи його частини доти, доки воно цілком не буде введене в базу даних.

Microsoft Access спроектований так, що він може бути використаний як у ролі самостійної СУБД на окремій робочій станції, так і в мережі — у режимі «клієнт — сервер». Оскільки в Access до даних можуть мати доступ відразу кілька користувачів, у ньому передбачені надійні засоби захисту та забезпечення цілісності даних. Можна заздалегідь визначити, які користувачі або групи користувачів матимуть доступ до об’єктів (таблиць, форм, запитів) бази даних. Access також розпізнає та враховує захисні засоби інших, приєднаних до бази даних структур.

Microsoft Access, володіючи всіма рисами класичної СУБД, дає й додаткові можливості. Access — це не лише потужна, гнучка та проста у використанні СУБД, а й система для розробки додатків, що працюють із базами даних. Використовуючи запити, можна вибирати і обробляти інформацію, що зберігається в таблицях. Можна створювати форми для введення, перегляду та відновлення даних, а також використовувати Access для складання як простих, так і складних звітів. До числа найпотужніших засобів Access відносяться засоби розробки об’єктів — Майстри, що їх можна використовувати для створення таблиць, запитів, різноманітних типів форм і звітів.

Access переважно застосовується в чотирьох окремих сферах: на малому підприємстві, у роботі за контрактом, у великих корпораціях, а також у сфері домашнього застосування.

Архітектура Microsoft Access

У Microsoft Access об’єктами називається усе, що може мати ім’я (у розумінні Access). У базі даних Access ocновними об’єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі.



Таблиця — це об’єкт, який визначається і використовується для збереження даних. Кожна таблиця включає інформацію про об’єкт певного типу, наприклад про клієнтів. Таблиця містить поля (стовпчики), у яких зберігаються різноманітні дані, наприклад прізвище чи адреса клієнта, і записи (які називаються також рядками). У записах зібрана вся інформація про конкретний предмет (людину, зразок продукції). Для кожної таблиці можна визначити первинний ключ (одне чи кілька полів, що мають унікальне значення для кожного запису) та один або кілька індексів з метою збільшення швидкості доступу до даного.

Запит — це об’єкт, який дає змогу користувачеві одержувати потрібні дані з однієї чи кількох таблиць. Для створення запиту можна використовувати QBE (запит за зразком) або інструкції SQL. Можна створювати запити на вибір, відновлення, вилучення чи додавання даних. За допомогою запитів можна створювати нові таблиці, використовуючи дані однієї чи кількох таблиць, що вже існують.

Форма є об’єктом, який призначений переважно для введення даних, відображення їх на екрані чи керування роботою додатка. Можна використовувати форми для того, щоб реалізувати вимоги користувача до введення даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздруковувати. За допомогою форми ви можете у відповідь на якусь подію запустити макрос або процедуру — наприклад, запустити макрос, коли змінюється значення певних даних.

Звіт є об’єктом, що призначений для створення документа, який згодом може бути надрукованим або включеним у документ іншого додатка. Перед тим, як виводити звіт на принтер, можна попередньо переглянути його на екрані.

Макрос є об’єктом, що являє собою структурований опис однієї чи кількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір якогось елемента в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макроса можна здійснювати перевірку значення певного поля при зміні його змісту. У макрос можна включати додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших включених у нього дій. Можна також, перебуваючи в одному макросі, запустити інший макрос або функ­цію модуля.

Модуль є об’єктом, що містить програми на Visual Basic і дає змогу розбити процес на дрібніші дії та виявити ті помилки, які неможливо було знайти з використанням макросів. Модулі можуть бути незалежними об’єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка, але вони можуть бути і безпосередньо прив’язані до окремих форм або звітів для реакції на ті чи інші зміни, що відбуваються в них.

Контрольні запитання

  1. Як запустити Microsoft Access?

  2. Що таке вікно бази даних?

  3. Як створити файл бази даних?

  4. Які об’єкти бази даних передбачені в Access?

  5. Для чого призначена мова SQL?


База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка