Лекція 3 культура усного професійного спілкування § 1 Вимоги до усного професійного спілкування



Скачати 317.02 Kb.
Дата конвертації06.04.2017
Розмір317.02 Kb.
ЛЕКЦІЯ 3

КУЛЬТУРА УСНОГО ПРОФЕСІЙНОГО СПІЛКУВАННЯ
§ 1 Вимоги до усного професійного спілкування

Без спілкування люди не могли б жити в суспільстві, працювати й передавати свій досвід і знання іншим. Усе, що ми робимо, вимагає обміну інформацією. Отже, основою людських взаємин є спілкування.


Спілкування – це один із виявів соціальної взаємодії, в основі якого лежить обмін думками, почуттями, волевиявленнями з метою інформування.

Спілкування відбувається за певними визначеними правилами і вимагає серйозної, ґрунтовної підготовки. Щоб досягти успіху в спілкуванні, потрібно оволодіти його технікою та застосувати її у щоденній практиці.

Під технікою спілкування розуміємо сукупність стандартів культури поведінки, естетичних і етичних норм у послуговуванні вербальними ( словесними ) і невербальними ( погляд, жести, міміка ) засобами комунікативної взаємодії. Поєднання цих елементів під час комунікації і становить мистецтво спілкування.

Через спілкування виявляється стан мовної культури суспільства, рівень володіння усним мовленням та характер взаємин між людьми. Щоб оволодіти мистецтвом спілкування, потрібно дотримуватися основних його правил:



  1. Бути у спілкуванні ввічливим, привітним і доброзичливим, з повагою ставитися до співрозмовника.

  2. Уміти відчувати співрозмовника, враховувати його настрій.

  3. Стежити за реакцією співрозмовника на мовлення, апелювати до нього:

Зверніть увагу, будь ласка, на...

Як Ви переконалися, що ...

Вам уже відомо, що...

  1. Змінити тему розмови, якщо вона не подобається співрозмовникові.

  2. Брати до уваги статусні ознаки співрозмовника ( вік, стать, професію, посаду, рівень освіченості).

  3. Уміти слухати і не перебивати співрозмовника. Увага до мовлення засвідчується фразами, що спонукають до спілкування:

Говоріть, будь ласка я Вас слухаю!

Я Вас уважно слухаю !

Продовжуйте, будь ласка!

Мені приємно це чути!

Це дуже цікаво, розповідайте далі.

  1. Бути максимально делікатним, не ставити запитань, які виявились б недоречними.

  2. Своєчасно реагувати на запитання співрозмовника. Якщо відразу не можете відповісти, то скористайтеся такими фразами :

Я не готовий зараз дати відповідь.

Дозвольте подумати.

  1. Вдало обирати тему, логічно будувати текст, дотримуючись норм у використанні мовного матеріалу.

  2. Уникати багатослівності, надуживання термінами, професіоналізмами, цитуванням.

  3. Належно обґрунтувати свої думки.

  4. Добирати мовні засоби, не виходячи за межі стилю, який відповідає типові комунікативної ситуації.

  5. Брати до уваги присутність третьої особи. Якщо під час спілкуванням присутня третя особа, то слід приділяти увагу і їй, тобто адресувати певні звернення:

А Ви що з цього приводу скажете?

Гадаю, що й пан Петро такої ж думки.

Цікаво було б почути думку пана Петра.

  1. Послуговуватися у спілкуванні формами ввічливості, - словами, що підкреслюють шанобливе ставлення до людей:

Даруйте!

Вибачте!

Будь ласка не ображайтесь!

На жаль так вийшло...

Щиро дякую за...

Дозвольте подякувати Вам за...
Щоб стати цікавим співрозмовником, необхідно:

  • Мати всебічні знання та інтереси, які постійно слід розвивати і поглиблювати;

  • Говорити про те що цікавить слухачів;

  • Запам’ятовувати і записувати все цікаве, що чуєте або читаєте;

  • Обдумувати початок розмови, щоб він привернув увагу слухачів;

  • Розмову будувати за принципом логічної послідовності; коли наступне випливає з попереднього, коли тези підкріплюється аргументами, а висновки закономірні й умотивовані;

  • Наводити цікаві факти;

  • Залучати слухачів до дискусії.

Говорити багато і добре є дар гострого розуму, говорити мало і добре є властивістю мудрого, говорити багато й погано означає дурня, говорити мало і погано є ознакою безумця( Ф. Ларошфуко).

Найбільша цінність оратора – не тільки сказати те, що потрібно, але й не казати того, чого не треба ( Цицерон).

Усе, що маєш намір сказати, розглянь перше в умі своєму, бо у багатьох язик випереджає саму думку ( Сократ).

Невзяття до уваги характеру слухачів зробить безплідними зусилля навіть великого таланту (А. Бен)

Отже, до усного ділового мовлення ставляться такі вимоги:



  • точність у формулюванні думки, недвозначність;

  • логічність, послідовність;

  • стислість;

  • відповідність між змістом і мовними засобами;

  • відповідність між мовними засобами та ситуацією спілкування;

  • відповідність між мовними засобами і стилем викладу;

  • різноманітність мовних засобів;

  • нешаблонність у побудові висловлювання;

  • доречність;

  • виразність дикції;

  • відповідність інтонації мовленнєвій ситуації.

Усі ці вимоги мають ґрунтуватися на знанні літературних норм і чутті мови.
§ 2 Приймання відвідувачів

Сфера міжіндивідуальних стосунків, спілкування, комунікації належить до фундаментальних вимірів людського світу. Особливої гостроти ці проблеми набувають із зростанням у сучасному цивілізованому світі усамітнення, індивідуалізму, постійних спроб маніпулювання людиною, її свідомістю і психікою взагалі, стереотипізацією людських стосунків.

Як відомо, найгірше тій людині, коли їй немає куди подітися і немає до кого піти. Про це ми повинні пам’ятати, виконуючи свої службові обов’язки, спілкуючись із відвідувачами в години приймання . Отже, якщо ви обіймаєте керівну посаду чи за характером діяльності змушені приймати відвідувачів, вам треба не забувати, що ви репрезентуєте установу, в якій працюєте.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування рекомендують для чіткої організації приймання враховувати і зважати на такі моменти:



  • Скласти графік приймання і довести його до відома всіх зацікавлених осіб.

  • Не порушувати графіка приймання. Якщо все ж так трапилося, що керівник не може з’явитися в години приймання, треба подбати про те, що відвідувачів приймала інша компетентна особа.

Зірване приймання з вини керівника – прояв неуважності, неповаги до підлеглих, зверхності.

  • Суворо регламентувати час приймання відвідувачів. Варто вивішувати оголошення про те, до кого куди і з яких питань краще звертатися, щоб відвідувачі не заважали іншим працівникам.

  • Обладнати відповідним чином приймальню: подбати про меблі для сидіння, стіл з письмовим приладдям, папір.

  • Призначити на посаду секретаря компетентну, уважну, виховану, коректну особу, яка б могла самостійно вирішувати деякі питання, що цікавлять відвідувачів, оперативно і грамотно готувати потрібну керівникові інформацію.

  • Підтримувати ідеальний порядок у кабінеті та на робочому столі, де має бути ручка, нотатник, документи, що потрібні під час приймання відвідувачів.


ПРАВИЛА СЛУЖБОВОЇ ОСОБИ, ЩО ПРИЙМАЄ ВІДВІДУВАЧІВ.

    1. У години приймання бути в настрої, не виказувати ні найменшої роздратованості.

    2. Коли заходить відвідувач, бути ввічливим : обов’язково стати із – за столу, привітатися, запропонувати відвідувачів сісти ( не присісти ), потім сідати самому й звертатися до співрозмовника зі словами заохочення до розмови:

Я вас уважно слухаю.

Говоріть, будь ласка.

Ви з якого питання?

Чим можу Вам допомогти?

Я до Ваших послуг.

    1. Слухати співбесідника уважно, з розумінням. Якщо в цей час задзвонить телефон, не піднімати трубку й не розмовляти, оскільки це змусить відвідувача замовкнути, а потім знову викладати суть справи.

    2. Виявляти витриманість і доброзичливість: не перебивати відвідувачів “на півслові”. Якщо співрозмовник не в змозі зупинитися і не дає вам сказати бодай одне слово, можна спробувати перетворити його монолог на діалог за допомоги таких словесних формул:

Дозвольте мені сказати декілька слів.

Я хотів би лишень зауважити, що...

Якщо співрозмовник не зважає й на це, варто терпляче і чемно вислухати його доти, доки він не виговориться, а тоді розпочати діалог.



    1. Послуговуватися лише нормативною лексикою: не вживати слів із забарвленням іронії, неважливості, негативних оцінювань.

    2. Тон розмови має бути діловим, стриманим, спокійним, темп – непоспішним ( але не байдужим)

    3. Якщо дозволяє ситуація спілкування, кінці розмови встати й провести відвідувача до дверей, попрощатися.

Справедливість, чемність, коректність, толерантність, повага до відвідувачів – предикати службової особи.

Правила для відвідувачів.

  1. Попросити дозволу зайти, привітатися, без дозволу не сідати.

  2. Не забувати про форми ввічливості: Будь ласка Дякую вам, Вибачте, перепрошую.

  3. Висловлювати своє прохання чітко, ясно і коротко.

  4. Бути ввічливими, стриманими, коректними.

§ 3 БЕСІДА.

Бесіда – це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем.

Бесіда – чи не найскладніший з усіх жанрів усного ділового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромтів треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.

Щоб досягти успіху під час бесіди, треба ретельно готуватися до неї, бути уважним, тактовним до співрозмовника, постійно стимулювати в нього зацікавленість розмовою, враховувати погляди співбесідників, висловлювати свої думки точно, логічно переконливо.



Залежно від змісту ділової бесіди можуть виконувати різні функції:

  • Обмін інформацією;

  • Формування перспективних заходів;

  • Контроль і координацію певних дій;

  • Взаємне спілкування під час вирішення актуальних проблем;

  • Підтримку ділових контактів на різних рівнях;

  • Пошук, висунення нових ідей;

  • Стимулювання дій у новому напрямку;

  • Розв’язання етичних проблем, що виникають під час спілкування.

Залежно від кількості учасників бесіди переділяються на:

  • Індивідуальні:

  • Групові.

Зазвичай бесіда складається з таких етапів:

  1. Визначення місця і часу зустрічі ( на нейтральній, своїй, чужій території).

  2. Початок бесіди. Він відіграє особливу роль у створенні сприйнятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку бесіди передусім слід заручитися прихильністю свого співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час, відведений на це, досить обмежений, а тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії – вираз обличчя, поза, вітальний жест.

  3. Формування мети зустрічі.

  4. Обмін думками та пропозиціями.

  5. Закінчення бесіди.

Під час бесіди слід триматися скромно, але впевнено. Не варто розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоб створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

ДЕСЯТЬ КРОКІВ, ЩО ДОЗВОЛЯЮТЬ ПРОВЕСТИ БЕСІДУ УСПІШНО.

  1. Ретельна підготовка.

Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.

  1. Пам’ятайте, до чого Ви прагнете.

Чітко сформулюйте мету бесіди.

  1. Намагайтеся створити атмосферу довіри.

Співбесідник намагатиметься зробити для Вас щось хороше , якщо Ви справити приємне враження на нього.

  1. Не підозрюйте співбесідників у ненадійності.

Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.

  1. З’ясуйте перед бесідою, чи має Ваш співбесідник відповідні повноваження.

  2. Не змушуйте співбесідника постійно вибирати рішення.

  3. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не амбіціях.

Поважайте думку співрозмовника, як свої власні. Дотримуючись цього правила, ви маєте більше шансів обминути гострі кути й узгодити рішення.

  1. Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання.

Уміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.

  1. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.

  2. Підсумуйте результати бесіди.

Важливі рішення бажано зафіксувати на папері.

§ 4. Телефонна розмова.

У наш час телефон – не лише один із найефективніших засобів зв’язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійснюються перемовини, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяки, вибачення.

Телефонна розмова – один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:


  • Співрозмовники не бачать одне одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомоги міміки , жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо ( відсутність візуального контакту між співрозмовниками)/

  • Обмеженість у часі ( телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

  • Наявність технічних перешкод ( втручання сторонніх абонентів, кепське чутність).

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет, а також престиж своєї фірми і звикли враховувати все до найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.



Якщо телефонуєте ви:

  • Насамперед привітайтеся, назвіть організацію. Яку ви представляєте, а також свої прізвище, ім’я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються нечітко, а тому називайте свої прізвище та ім’я останнім – принаймні це буде почуто;

  • Якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім’я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви б хотіли поговорити;

  • Якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спершу, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди;

  • Попередньо напишіть перелік питань, котрі необхідно з’ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди;

  • Завжди закінчує розмову той хто телефонує. Завершаючи розмову, неодмінно попрощайтеся, пам’ятаючи, що нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;

  • У разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсом повідомлення.

Якщо телефонують Вам :

  • Спробуйте якомога швидше зняти слухавку й назвіть організацію, яку Ви представляєте;

  • У разі потреби занотуйте ім’я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;

  • Розмовляйте тактовно, ввічливо демонструйте розуміння сутності проблеми того, хто телефонує;

  • Не кладіть несподівано трубку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас;

  • Якщо ви даєте обіцянку, намагайтеся дотримати слова й виконати її якомога швидше. У разі виникнення складних питань запропонуйте співрозмовникові зустріч для детального обговорення суті проблеми;

  • Завжди стисло підсумовуйте бесіду, перелічіть іще раз домовленості, що їх ви досягли.

Незалежно від того, хто телефонує:

  • Будьте доброзичливим, у жодному разі не виказуйте свого невдоволення чимось;

  • Ставте запитання та уважно вислуховуйте відповіді на них;

  • Намагайтесь залишатися тактовним і стриманим, навіть якщо розмова стає вельми неприємною для вас;

  • Симпатія до вас зросте, якщо ви кілька разів упродовж бесіди назвете співрозмовника на ім’я та по батькові;

  • Особливо наголошуйте на найсуттєвішому. Якщо під час бесіди ви називаєте якісь числа, їх варто повторити кілька разів, аби уникнути прикрих непорозумінь;

  • Пам’ятайте, що по телефону звучання голосу значною мірою спотворюється, а тому ваша артикуляція неодмінно повинна бути чіткою, а темп мовлення – рівним, тон - спокійним, витриманим;

  • Намагайтесь якомога ширше використовувати лексичні можливості літературної мови ( насамперед багату синоніміку), але при цьому завжди висловлюйтеся стисло і точно, правильно побудованими реченнями. Стежте за логікою викладу своїх думок, послідовністю.

  • Розмовляйте середнім за силою голосом


Службова розмова складається з таких етапів:

  1. момент налагодження контакту;

  2. викладення сутності справи ( повідомлення мети дзвінка, підхід до питання, обговорення повідомленої інформації)

  3. закінчення розмови.

Будь яку розмову починаємо коротким виявленням ввічливості: Добрий день ( ранок, вечір) ! Доброго ( ранку, вечора). Якщо телефонуєте у справі, то потрібно назвати не лише прізвище, ім’я та по батькові, а й посаду, що її ви обіймаєте. Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник має право запитати: Вибачте з ким я розмовляю? У відповідь ви не повинні обурюватися чи одразу класти слухавку – згідно з правилами етикету вам слід відрекомендуватися; на анонімний дзвінок можна не відповідати й одразу покласти слухавку. Якщо до телефону підійшов не той, хто вам потрібен, ви повинні перепросити і звернутися з проханням покликати потрібну вам людину: Добрий день! Перепрошую за турботу, чи не могли б ви запросити до телефону...Зазвичай відповідають так: Прошу зачекати, будь ласка зачекайте...

Коли до телефону підійде потрібна вам людина, неодмінно слід знову привітатися і назвати себе.

Нетактовно давати абонентові неправильну інформацію, розмовляти грубо, якщо він помилився номером телефону. Буде люб’язно з вашого боку, коли допоможете з’ясувати причину невдачі. Своєю чергою, якщо ви зателефонуєте не за потрібним вам номером, маєте обов’язково перепросити за завдані турботи. Намагайтеся завжди бути ввічливим, адже ваша тактовність - це насамперед повага до самого себе. Ввічливість має стати духовною потребою кожної людини.

Після встановлення зв’язку намагайтеся викладати інформацію чітко, стисло та по суті. Саме така розмова характеризуватиме вас як досвідчену, ділову людину, що не зловживає чужим часом і увагою, як людину, яка досконало володіє етикетом телефонної бесіди. Ще однією надзвичайно важливою умовою ведення розмови є логічність і послідовність висловлення думок. Неприпустимо, щоб ваша розмова була хаотичною, адже так мета вашого дзвінка може залишатися незрозумілою для співрозмовника. Не забувайте про дотримання пауз – у такий спосіб ви надасте співрозмовникові можливість висловити своє ставлення до проблеми. У розмові уникайте категоричності, докладайте зусиль , аби тон вашої розмови був якомога доброзичливішим. Якщо ви поважаєте себе і свого співрозмовника, намагайтеся уникати категорично – наказових висловлювань.

Ініціатива закінчення розмови належить зазвичай тому, хто телефонував. Іноді викликаний до телефону може ввічливо сказати, що з тієї чи іншої причини поспішає, хоче закінчити розмову. Завершуючи розмову, обов’язково треба попрощатися.

Не варто телефонувати в особистих справах зі службового телефону. А в службових справах недоречно телефонувати додому тій особі, котра має їх виконати У разі, якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, відповідайте, що ви неодмінно зателефонуєте після роботи.

І насамкінець, не зловживайте займенником я, адже ваша розмова – діалог, а не монолог.

§ 5. Етичні питання використання мобільних телефонів.

Мобільний телефон нині є неодмінним атрибутом кожної ділової людини. Послуговуючись ним, треба дотримуватися певних етичних норм, щоб не створювати незручностей для інших. Звичайно, традиційні правила спілкування по телефону, які названо вище, залишаються, але треба враховувати специфіку мобільного зв’язку, оскільки телефон завжди у його власника.

Отже, не можна:



  • користуватися мобільним телефоном під час перегляду спектаклю, кінофільму, на концертах, конференціях, під час нарад і, і звісно під час навчальних занять. Краще переадресовувати вхідні дзвінки на поштову скриньку або ввімкнути вібродзвінок замість звукового сигналу;

  • класти телефон на стіл під час ділової зустрічі, в кав’ярні та аудиторії, щоб не засвідчити неповаги до співрозмовника чи викладача. Якщо все ж вхідний дзвінок перервав бесіду, треба розмову по телефону закінчити якнайшвидше і на час розмови відійти або вийти взагалі;

  • голосно розмовляти у транспорті, на вулиці;

  • гратися телефоном під час занять, демонструвати його функціональні можливості;

  • розмовляти по телефону, перебуваючи за кермом автомобіля, бо це відволікає вашу увагу

Насамкінець треба зазначити, що загальне правило користування мобільним телефоном – не створювати незручностей, не виказувати неповаги до людей, які перебувають поруч.

§ 6. Культура перемовин

Перемовини – обговорення певного питання з метою з’ясування позиції сторін або підписання угоди.

Уміння вести перемовини – це наука, якою потрібно оволодіти кожному якомога раніше.

Розрізняють кілька стратегій ведення перемовин:


  1. Протистояння крайніх позицій сторін. Опоненти вперто відстоюють свої погляди, розв’язання проблеми затягується, псуються стосунки між учасниками перемовин. Унаслідок такого підходу до вирішення проблеми подальша праця опиняється під загрозою.

  2. Сторони займають дружні позиції: намагаються досягти своєї мети і не зіпсувати стосунків.

  3. Розуміння сторонами необхідності пошуку прийнятного для обох сторін рішення. Кінцевий результат не лише обґрунтовується певними нормами, критеріями незалежно від волі сторін, а й відповідає інтересам учасників перемовин. Такий підхід уможливлює справедливе рішення і є принциповим.

Перемовини мають три стадії:

    • Аналіз ситуації ( підготовка до перемовин ), що передбачає з’ясування проблеми, оцінку ситуації, формування загального підходу , визначення позицій під час перемовин і можливих варіантів вирішення проблеми, їх аргументація;

    • Перебіг перемовин;

    • Підсумування перемовин і виконання досягнутих домовленостей.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування вирізняють такі принципи ведення перемовин:

      1. Тільки повага, взаємність, розуміння та врахування індивідуальних особливостей опонентів – запорука успіху перемовин. Якщо виникають непорозуміння, треба уважно, спокійно вислухати партнера, а потім можна уточнити чи спростувати його аргументи. При цьому варто пожартувати, змінити інтонацію, використати певні жести і навіть вибачитися.

      2. Визначення інтересів сторін.

Надзвичайно важливо чітко визначати свої інтереси, переконливо аргументувати й відстоювати їх. Водночас треба враховувати й поважати інтереси іншої сторони, з розумінням ставитися до пропозицій опонентів. Це легко зробити, коли є глибока обопільна зацікавленість. Визначивши спільні інтереси, впевнено шукайте взаємовигідних варіантів розв’язання проблем.

3) Розгляд взаємовигідних варіантів

під час обговорення проблем доцільно розглядати декілька варіантів вирішення її. Для її пошуку можна використати метод “розумової атаки”, щоб вирізнити більше різних ідей для розв’язання проблеми. Можна також проблему переділити на частини та ухвалювати рішення поетапно. Якщо сторонам важко зупинитися на якомусь рішенні, можна звернутися за порадою до третіх осіб. Але найкраще знайти таке рішення, котре інша сторона уже схвалювала в подібній ситуації, та зосередити увагу партнера на таких наслідках, що випливають саме з такого вирішення проблеми.



4. Застосування об’єктивних критеріїв

перш ніж дійти згоди, опоненти мають обговорити умови справедливої домовленості. Можна запропонувати, щоб домовленість на чомусь ґрунтувалася: ринковій ціні, витратах, ефективності, рішеннях, що вносилися раніше тощо. Основне, щоб ці критерії задовольнили обидві сторони.

Отже, щоб досягти успіху, треба:


  • Ретельно готувати кожне рішення;

  • Не наполягати вперто на запропонованому вами рішенні: бути відкритим для доказів;

  • Не піддаватися тискові.

Якщо складається ситуація так, що далі проводити перемовини не можливо, домовтеся про взаємно зручний час наступної зустрічі, що засвідчить вашу зацікавленість у подальшій співпраці. Опонент може вдатися до “нечесних засобів”, тоді варто висловити своє невдоволення його діями.

Перед підписанням угоди ще раз уважно прочитайте її, аби уникнути непорозумінь.



§ 7. Нарада

Нарада – спільне обговорення важливих питань і ухвалення рішень у всіх сферах громадського й політичного життя.

Нарада – порівняно з багатьма іншими методами управління – мають значні переваги, оскільки дають можливість спільно аналізувати важливі проблеми, висловлювати власні думки та пропозиції, виносити узгодженні рішення.

Оптимальна кількість учасників наради 10 – 12 осіб; якщо кількість перевищує 16 – 18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти участь в обговоренні, тобто висловитися.

Залежно від мети і завдання, які треба вирішити, службові наради переділяються на: інформаційні (інструктивні), диспетчерські (оперативні), проблемні.

Інформаційні організовують безпосередні (конкретні) виконавці з метою ознайомлення учасників із новими завданнями, положеннями.

Диспетчерські наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ, її аналіз і виконання рішень. Їх проводять у точно визначений час і день, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність і вченим готуватися до нарад. Позапланові оперативні наради зумовлюють неритмічність виконання їх учасниками своїх обов’язків і створюють незручності.

Проблемні наради проводять у невеликому колі компетентних і висококваліфікованих фахівців із метою ухвалення оптимального рішення з обговорюваних питань голосуванням.

Нарада навряд чи буде успішною, якщо її заздалегідь не підготувати, її проводить голова – керівник установи, підрозділу або відповідальна за певний напрям роботи особа. Голова наради повинен мати неабиякий організаторський хист, щоб нарада не перетворилася в пусту балаканину.

Його завдання під час підготування наради такі:

1.Чітко визначити коло обговорюваних питань.

2.Продумати послідовність обговорення цих питань, ( нараду зазвичай починають з обговорення виробничих питань, що потребують інтенсивної розумової діяльності) та їх взаємозв’язок.

3.Визначити час, необхідний для обговорення кожного питання, враховуючи можливість виникнення дискусії, обміну думками.

4.Передбачити мету, якої слід досягти під час розгляду кожного питання.

5.Визначити учасників наради, враховуючи їхню особисту компетентність, посадові обов’язки, а також комунікабельність, їхнє вміння вибирати рішення, конструктивно співпрацювати.

6.Продумати механізм проведення дискусії.

7.Передбачити ( і заздалегідь відвести на це повний час ) звертання до кожного з учасників наради, певні ліричні відступи, що створюють невимушену ділову атмосферу обговорення.

8.Перед засіданням підготувати вступ, який залежно від характеру обговорюваних питань та ситуацій, може бути коротшим чи довшим ( 2 – 3 хвилини, іноді 5 хвилин).

Під час проведення наради голова повинен:

1.Упевнено і вміло керувати обговоренням унесених до порядку денного питань, постійно стежити за перебігом дискусії, обдумувати й добирати слушні запитання, систематизувати різні погляди, вчасно робити висновки.

2.Створити доброзичливу атмосферу для спілкування і вибору рішень:


    • Надавати учасникам можливість висловлюватися, заохочувати їх до розмови;

    • Уважно прислуховуватися до висловлювань кожного, бо ефективність нарад якраз і полягає в тім, щоб виробити спільну думку;

    • По – дружньому ставитися до всіх , нікого не вирізняти з – поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

    • Бути тактовним і витриманим, дотримуватися етичних норм.

3.Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

  • Що треба зробити;

  • Хто і що саме робитиме;

  • Термін виконання.

За вмілого керування нарада досягне вагомих результатів.

Щоб забезпечити організованість наради, треба подбати і про запрошення, які повинні містити:



  • Тему наради;

  • День і час проведення наради;

  • Місце проведення наради – точна адреса, поверх, а в разі потреби – номер кімнати, спосіб проїзду.

Найкраще надсилати запрошення на нараду за 10 – 14 днів до її початку, а напередодні доручити секретареві зателефонувати й нагадати її учасникам.

Успіх наради залежить і від приміщення, де вона відбуватиметься. Треба належним чином приготувати його : надто велике чи мале приміщення, незручні сидіння, надміру тепла чи холоду, - все це може зашкодити нормальному проведенню наради.

Отже, потурбуйтеся про те, щоб :


  • У приміщенні було достатньо стільців і столів;

  • Була дошка, крейда і ганчірка;

  • Учасникам наради вчасно роздали друковані матеріали;

  • На столах було письмове приладдя, папір;

  • Працювали засоби затемнення, освітлення, опалення, вентиляції приміщення;

  • Засіданню не заважали телефонні дзвінки та випадкові відвідувачі;

  • Якщо подаватимуть каву, заздалегідь призначте людину, котра її готуватиме.

Після проведення наради слід:

1.Вчасно проконтролювати виконання поставлених завдань.

2.Максимально використати у виробничому процесі ухвалені рішення.

3.Визначити тему й дату проведення наступної наради, враховуючи її актуальність.

Отже, нарада є важливою формою ділового спілкування.

§ 8. Збори як форма колективного спілкування.

Збори – це зібрання членів якого – небудь колективу, організації, установи з метою обговорення певних проблем. Це досить поширена форма колективного обговорення. За складом їх учасників збори переділяються на:

Відкриті – зібрання членів якої – небудь організації із запрошенням сторонніх осіб;

Закриті – зібрання членів якого – небудь колективу чи організації без сторонніх осіб.

Іще виокремлюють урочисті збори – зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи сторонніх дат.

Оскільки техніка проведення зборів багато в чому схожа з проведенням наради ( збори ретельно готуємо, на зборах є голова, який керує їх проведенням ), то ми не будемо детально описувати її, а обмежимося лише загальними рекомендаціями для промовця.

1.Виступ треба ретельно готувати.

2.Усе, про що буде йти мова у виступі, треба переділити на три частини: вступ, основну частину й закінчення.

3.Під час виступу пам’ятати про регламент: 10 – 12 % загального часу присвячується виступові, 45 % - закінченню, решта часу – основній частині. У виступі краще висвітлювати одну тему.

4.Постійно дбати про слухачів, утримуючи їхню увагу. Інші поради й рекомендації ви зможете прочитати на с. 494 – 500, де описано мистецтво публічного виступу.

§ 9. Інтерв’ю.

Інтерв’ю – призначена для опублікування в пресі, передання по радіо, телебаченню розмова журналіста з політичним, громадським або іншим діячем.

“Все, що ви скажете, може бути використано проти вас”, - ця знаменита фраза повинна бути для вас певним попередженням під час інтерв’ю. Передумовою для нормального, приємного для обох сторін інтерв’ю є заздалегідь обумовлені правила гри, яких дотримуються упродовж усієї розмови.

Особа, в якої беруть інтерв’ю, повинна усвідомлювати, що розмова із журналістом – професіоналом, який може зробити надбанням гласності все, що почує.

Перед тим як відповідати на запитання, вирішіть для себе, чи хотіли б ви бачити свою відповідь надрукованою в газеті чи журналі або озвученою на радіо, телебаченні.

Звичайно ж, прес – контакти – це не ваша повсякденна робота, тому журналіст майже завжди має певну перевагу в цій грі. Він зазвичай має значно більший досвід у проведенні інтерв’ю і може значно сильніше впливати на розмову за допомоги своїх питань і зауважень. Але ви не повинні розглядати інтерв’ю як заздалегідь програшу ситуацію: хоч там як, а, ви значно краще володієте темою обговорення і тому можете вдягнути маску “самовпевненості”.

Підготовка до інтерв’ю.

Коли ви даєте інтерв’ю на радіо, телебаченні чи у друкованих засобах масової інформації, завжди є взаємний інтерес як для вас, так і для журналіста: для журналістів він полягає у висвітленні цікавих новин, для вас у переданні свого повідомлення громадськості.

Одним із найважливіших чинників інтерв’ю і запорукою вашого успіху є чіткість і зрозумілість. Ви можете підготувати пакет матеріалів для журналіста: це може бути загальна інформація про установу, організацію, наприклад, річний звіт, брошури, вирізки опублікованих статей, або ж інформація, яку ви хочете висвітлити під час інтерв’ю, наприклад, статистичні дані або певна хронологія подій.

Домовленість щодо інтерв’ю для друкованих ЗМІ


Якщо інтерв’ю призначається для газети або журналу, завжди є можливість скласти варіанти відповідей, грунтовніше пояснити журналістові всі незрозумілі питання. Після такого інтерв’ю Ви можете попросити переглянути текст, перш ніж його буде опубліковано, і виправити помилки і неточності.

Слід пам’ятати, що право попереднього перегляду матеріалу інтерв’ю не передбачає можливості доповнювати чи суттєво змінювати текст у разі, якщо ви шкодуєте про сказане чи зроблене. Ви можете внести незначні, суто технічні корективи.

Спілкуванню можна навчитися:


  • Речення мають бути короткими і простими, уникайте складних граматичних конструкцій;

  • Думки – логічні і послідовні;

  • Уникайте використання жаргону.

Якщо журналіст виявляє вороже ставлення до вас:

  • Не забувайте про власне повідомлення;

  • Використовуйте влучні порівняння;

  • Уникайте висловлення негативних думок, намагайтеся спрямувати їх у позитивному напрямку;

  • Будьте послідовними у своїх заявах. Якщо ви не хочете, щоби ваша певна думка, ідея прозвучала по радіо чи телебаченні, просто не висловлюйте її вголос.

Інтерв’ю є дискусією, а не допитом. Хоча журналіст визначає напрям і тон розмови, ви не повинні повністю підкорятися йому: якщо якісь питання, що ви хотіли б їх порушити, ігноруються репортером, ви можете зробити це самостійно.

§ 10. Мистецтво публічного виступу. Доповідь

Доповідь – одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, які ще потребують вирішення, має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв’язків із громадськістю. Розрізняють політичні, звітні, ділові та наукові доповіді.

1.Представлення доповідача

Представлення доповідача передбачає надання стислої інформації про нього: його прізвище, ім’я та посада. Не потрібно викладати зміст його повідомлення, адже це – його власне завдання, але голова зібрання може пояснити, чому саме цю людину запрошено виступити. Якщо вже від моменту представлення доповідач прагне справити враження, він має дати якомога більше інформації про себе тому, хто його представлятиме.



2.Попередня інформація для доповідача

Доповідач повинен знати заздалегідь:



    1. тему засідання, конференції, “круглого столу”, зустрічі тощо;

    2. склад аудиторії;

    3. хто ще виступатиме на зібранні;

    4. де й коли відбудеться засідання, конференція, ”круглий стіл”, зустрічі тощо.


3.Доповідь

Проголошення доповіді вимагає серйозної підготовки. Перший крок у цім – накреслити мету й завдання виступу, визначити коло питань, що їх він має охопити. Насамперед, заздалегідь слід сформувати предмет і тему останнього. Другий крок – добір допоміжної інформації. Остання ж може бути отримана з двох джерел: 1) теоретичні джерела – це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні і галузеві словники; 2) усні розмови з обізнаними з проблемами людьми. Висвітлюванні питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях і наукових публікаціях, на останніх виступах у пресі, на радіо і телебаченні, як прихильників, так і опонентів ( якщо це політичний виступ), на аналізі та посиланнях на протоколи попередніх засідань (якщо це громадські збори). Добираючи інформацію, необхідно пам’ятати, що повідомлення буде теоретично обгрунтованим та актуальним лише за умови наявності промовистих прикладів.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити і сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись таких вимог: теоретична обґрунтованість, опора на фактичний матеріал, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми.

Наступний крок – написання плану доповіді на папері, що містить:



  • Вступ;

  • Основний текст (серцевина доповіді);

  • Висновки.

Вступ

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відображати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Першочергове завдання доповідача на цьому етапі – привернути і утримати увагу аудиторії. Аби не дозволити думкам слухачів розпорошитися, вже після перших речень доповіді необхідно висловлюватися чітко, логічно та змістовно, уникаючи зайвого. Відповідно, речення мають бути короткими і стосуватися тільки сутності питання, варто інтонаційно вирізняти найважливіші місця висловлювання і виражати своє ставлення до предмета мовлення.



Практичні поради доповідачеві:

      1. подякувати тому, хто представив Вас аудиторії ( наприклад, голові);

      2. чітко назвіть тему вашої доповіді та проблему, що їй присвячена остання;

      3. стисло поясніть, у який спосіб ви аналізуватимете проблему, на що, насамперед, звернете увагу. Обмежте кількість аналізованих у доповіді питань. Зазначте,, яку візуальну допомогу ви задієте ( відеофільм, графіка, діаграми, таблиці та інші ілюстровані матеріали).

Основний текст

В основній частині викладається сутність проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування, дотримуючись попередньо визначеної структури доповіді. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати. Варто подбати про зв’язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу; усі питання мають висвітлюватися збалансовано. Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно означає.

Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні “ліричні” відступи, адже суцільний текст кепсько сприймається. Приміром, у політичних доповідях доцільно розповісти анекдот чи якусь кумедну історію. Анекдот – випробуваний перевірений спосіб утримати увагу. Останній дає можливість, дещо розрядити напруженість, а слухачам перепочити. При цьому не слід забувати, що подібні відступи обов’язково мають бути короткими і, певна річ, ілюструвати повідомлення. Однак анекдоту цілком достатньо; розповідаючи більше, промовець ризикує зробити зміст доповіді фрагментарним.

Висновок Підсумуйте все сказане.

Висновки певним чином мають узгоджуватися зі вступом і не випадати з загального стилю викладу.

Якщо, готуючись до виступу, доповідач вирішить записати доповідь на папері, йому слід врахувати, що розмовна мова значною мірою відрізняється від писемної. Тому не варто говорити так, як пишемо, навпаки, потрібно писати так, як говоримо, адже розмовна мова менш формалізована, менш структурована, вільніша, сприймається легше. При цьому не можна нехтувати дотриманням загальноприйнятих літературних норм у користуванні лексичними, фонетичними, морфологічними й стилістичними засобами мови, адже важливою умовою успіху є бездоганна грамотність. Мовлення повинно бути не тільки правильним, але й лексично багатим, синтаксично різноманітним.

Варто записати промову на касету й прослухати, оцінюючи її критично. Виступаючи, можна користуватися нотатками. Зважаючи на це, було б доречно записати найважливіші речення, щоб під час виступу відтворити їх дослівно. Останнє може бути особливо корисним у процесі виголошення завершальної частини доповіді.



  1. Страх перед аудиторією

Страх перед аудиторією – явище досить поширене серед промовців. Він дається взнаки по – різному : може тремтіти голос, мов підчас першого освідчення у коханні, може вкриватися червоними плямами обличчя, ніби доповідач вчинив щось ганебне, може супроводжуватися повільним блокуванням будь – яких прояві волі. Ці ознаки – справжня напасть для доповідача. Най гірше ж те, що вони лише посилюють страх, і доповідач зазвичай думає вже не про логічний виклад думок, а про якомога швидше завершення цієї екзекуції. Він усвідомлює, що прояви страху є очевидними для слухачів, і, як наслідок, поспішає, ще більше плутається, що часом призводить до завчасного завершення виступу.

Страх перед аудиторією відрізняється від емоційної напруженості, що може виникнути під час публічних виступів; останнє є навіть необхідним – ненатягнутий лук не може випустити стрілу. Емоційно врівноважений доповідач значно “небезпечніший” у своїй нудні промові, аніж той, у чиєму настрої присутня здорова доза нервового збудження.

Хоча боротьба зі страхом і є складною, все ж можна дати кілька порад.

По – перше, треба гарно підготуватися; найкраще записати всю доповідь на папері, виклавши її розмовною мовою, а потім прочитати вголос. Із часом текст виступу можна прочитати ще раз – перед дзеркалом ( варто зробити це двічі або тричі).

По – друге, слід уявити себе на місці слухача, оцінити свій виступ критично. Ви – звичайна людина, як і решта, котрі прийшли на зустріч, щоб почути щось нове, цікаве, а не для того, щоб марнувати час.

По – третє, переконайтеся, що в раз і потреби ви зможете швидко зорієнтуватися, зазирнувши в запис. Нотатки варто зручно розмістити, щоб ними одразу можна було скористатися.

По – четверте, варто шукати підтримки в аудиторії. Завжди є люди,, котрі усміхнуться, кивнуть чи якось інакше схвально відреагують на ваш виступ.

Отже, щоб позбутися нерішучості, несміливості, використовуйте кожну нагоду, щоб потренуватися в мовленні.



5.Зв’язок з аудиторією

Подумки варто постійно спілкуватися з аудиторією. Доброзичливість, відвертість, продемонстровані доповідачем, спрацьовують найефективніше лише в тому разі, якщо вони ґрунтуються на щирому непідробному інтересі. Доповідач випромінюватиме довіру, якщо сам віритиме в себе, не применшуватиме своїх можливостей, але й не перебільшуватиме їх, залишатися діловитим, не ображаючи при цьому інших. У жодному разі не можна зверхньо ставитися до слухачів і співдоповідачів, адже подібна поведінка викликає антипатію та неповагу.

Процес спілкування не вичерпується усним повідомленням, важливу роль при цьому відіграють невербальні засоби інформації. Важливе значення для утримання уваги аудиторії має зоровий контакт. Варто дивитися безпосередньо в очі слухача, використовуючи питання типу: “ ви розумієте...”, ви також помітили, що ...”. Це подобається людям, оскільки свідчить про те, що промовець бачить їх.

6.Жести

Дійовими є також жести, які являються собою вияв людських думок, емоцій. У поєднанні зі словами вони стають надзвичайно промовистими: жести посилають емоційне звучання сказаного. Щоб оволодіти бодай азами жестикулювання, потрібне тривале тренування, розуміння ролі кожного жесту. Частота жестикуляції залежить передусім від культури поведінки людини.



Практичні поради

  1. Жести мають бути мимовільними. Застосовуйте жест, відчуваючи необхідність у ньому.

  2. Жестикуляція не повинна бути безперервною. Не жестикулюйте руками протягом усієї доповіді.

  3. Керуйтеся жестами – жест не повинен відставати від слова.

  4. Урізноманітнюйте жестикуляцію. Не користуйтеся одним і тим самим жестом у всіх випадках, коли потрібно надавати словам виразності.

  5. Жести мають відповідати своєму призначенню.

7.Використання голосу

Невербальна комунікація супроводжується словами з певною інтонацією, тоном. Голос, тон, виклад, уся сукупність виразових засобів повинні свідчити про історичність думки й почуття промовця. Тема мовлення також має практичне значення.



Практичні поради

  1. Постійно тренуйте свій голос; найзручніший спосіб для цього – читання вголос; контролюйте правильність вимови.

  2. Пристосуйте свій голос до тієї обстановки, де відбувається спілкування.

  3. Не говоріть надто голосно, бо це справляє враження агресивності.

  4. Хто говорить надто тихо, справляє враження людини, яка недостатньо володіє тим матеріалом, про який говорить, або ж не впевнена в собі.

  5. Голос підвищуйте тоді, коли ставите запитання, виявляєте радість чи здивування.

  6. Голос понижуйте тоді, коли хочете когось переконати або відповісти на запитання.

§ 11. Участь у дебатах

Дебати – це обговорення якого – небудь питання, полеміка. Найголовніше у дебатах – передавати ваше повідомлення якомога зрозуміліше, водночас апелюючи до повідомлення опонента, себто під час дебатів ваше завдання – переконати опонентів і слухачів у правильності ваших поглядів.

Усі промовці намагатимуться залучити на свій бік якомога більшу кількість людей, тому дебати мають характер змагання. Оскільки у змаганнях є певні правила, повинен бути і той, хто забезпечуватиме дотримання цих правил: у дебатах це голова засідання, який стежить за тим, щоб поведінка всіх учасників дебатів не порушувала певних регламентованих норм.

Голова під час дебатів повинен простежити, щоб кожен промовець ефективно використав відведений йому час, а також захистити доповідача від неправомірних атак опонентів.

Тому дуже важливо, щоби учасники дебатів узгодили правила й форму дебатів із головою до їх початку.

Зазвичай дебати складаються з таких трьох етапів:


  1. Кожен промовець висловлює, обґрунтовує свій погляд на обговорюване питання.

  2. Промовці обмінюються репліками. На цьому етапі присутні мають можливість ставити питання.

  3. Останнє слово промовців.


Перший етап: формулювання та обґрунтування власного бачення проблеми.

На цьому етапі дуже важливо справити сильне враження, адже перший удар – половина виграної битви. Викласти власний погляд чітко і зрозуміло упродовж обмеженого часу є справжнім мистецтвом, головними для якого є чотири чинники: увага аудиторії, актуальність питання, аргументація та сприйняття присутніми.



Увага аудиторії

Провернути й утримувати увагу – девіз першого етапу. Для цього треба вільно володіти усним мовленням: слід розповідати, а не читати з написаного. Речення мають бути простими і стосуватися суті проблеми. Говорити необхідно здебільшого в теперішньому часі, намагаючись уникати дієслів у формі пасивного стану.



Актуальність питання

Порушуючи актуальні питання, підтверджуєте, що ви – сучасний політик, який розмовляє мовою аудиторії.



Аргументація

Аргументи повинні бути переконливими, стосуватися суті й передбачити активну дію, а також демонструвати причинно – наслідковий зв’язок.



§ 12. Візитна картка та її використання

Візитна картка – це картка для вручення під час знайомства чи візиту.

Візитна картка друкується на не дуже цупкому картоні розміром 5 х 9 см, при цьому жінки( як дружини, а не як офіційні особи) повинні мати візитки розміром 4 х 8 см. Вищі посадові особи інколи мають візитні картки розміром 5 х 10 см.

Візитна картка здебільшого містить такі реквізити:



  1. Назву установи, організації.

  2. Ім’я та прізвище ( у нашій практиці – прізвище, ім’я та по батькові) власника картки.

  3. Посаду.

  4. Адресу установи, організації.

  5. Номери телефонів, факсу.

На візитній картці офіційної особи, дипломатичного працівника друкується лише ім’я, прізвище та посада її власника.

Світова практика має досвід використання різних видів візитних карток, що різняться функціональним призначенням. Найбільш поширені з них :



  1. Візитна картка фірми, установи чи організації.

Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми.

Зразок


ДЕРЖАВНА ТЕЛЕРАДІОМОВНА КОМПАНІЯ

Вул. Хрещатик, 26 Київ, 001010

Тел. /факс (044) 228 – 33 - 33



  1. Стандартна картка.

Зазвичай використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки. Вона містить назву установи, прізвище; ім’я, по батькові ( друкується великими літерами ), посаду, службову адресу, телефон (інколи і домашній).
Зразок


Продюсерська агенція

БУЧКО Мирослав Богданович

ЗЕЛЕНИЙ ПЕС

Україна, м. Київ

Вул. Нижній Вал, 23

Тел/ факс (044) 463 -79 -51




  1. Картка, що використовується з спеціальною та представницькою метою.

Картка містить прізвище, ім’я по батькові; посаду, назву організації, але немає адреси і телефону. Таку візитну картку вручають тоді, коли хочуть уникнути майбутніх контактів.

Якщо вам вручають таку картку, пам’ятайте: треба дотримуватися правил ґречності й не просити написати номер телефону.


Зразок



  1. Державне спеціалізоване видавництво

    ВИЩА ШКОЛА”

    КОНДРАТЮК Галина Павлівна

    Завідувач редакції літератури з філології


    Картка для неофіційних намірів містить лише прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання. Таку картку зазвичай вручають дамам.

  2. Сімейна ( спільна) візитна картка, що містить прізвище, ім’я, по батькові кожного з членів подружжя. Ці картки можуть містити номер телефону, а також бути без нього.

Візитними картками обмінюються зразу після того, як особи були представлені одна одній. Вручається візитка так, щоб новий знайомий міг прочитати текст.

Використання візитних карток

Візитними картками не тільки обмінюються, а й надсилають їх після ділового візиту або як супровід до подарунків, книг тощо. Розрізнюють такі способи їх використання.



  1. Для привітання. З цією метою в лівому нижньому кутку необхідно зробити напис чорнилом або простим олівцем:

P. F ( pour feter – щоб поздоровити);

P. F. N. A. ( pour feter le Nouvel an – новорічні вітання);

Якщо ви отримали таке вітання, обов’язково треба надіслати привітання у відповідь. На візитній картці пишуть:



P. R. F. N. A. (pour remercier et pour feter le Nouvel an- дякую за вітання з Новим Роком).

  1. Для висловлення співчуття на візитній картці роблять напис:

P. С. ( pour condolences – для співчуття)

  1. Для висловлення вдячності. На знак вдячності за певні послуги упродовж 24 годин надсилається візитна картка з написом:

P. R. ( pour remercier - щоб подякувати).

  1. Для запрошення на прийняття. З цією метою в горі на візитній картці пишеться ім’я і прізвище того, кого запрошують, місце, дата ф час його. Можна скористатися також запрошенням, до якого прикріпити свою візитну картку.

  2. Для повідомленні про відїзд із країни на візитній картці робиться напис:

P. P. C. ( pour prendre conde - щоб попрощатися).

  1. Для повідомлення про зміну адреси. Разом із старою візитною карткою надсилається нова, що містить нові реквізити.

Візитні картки ніколи не підписуються, і на них не ставиться дата.

Якщо візитна картка надсилається поштою або з кур’єром, то її вкладають у конверт, на якому друкують або пишуть ім’я, прізвище та посаду адресата.

Правий верхній кут візитної картки, яку завозять адресатові особисто, загинають, що засвідчує особливу повагу до особи. Таку картку в жодному разі не можна передавати кур’єром або надсилати поштою – це грубе порушення етикету.

Упродовж 24 годин треба відповісти на отримані чи завезені візитні картки. Після знайомства першим залишає візитну картку той, чия посада нижча, за рівних умов – за віком молодший.



(За матеріалами: Шевчук С. В. Українську ділове мовлення : Підручник / Вид. 2-ге, доп. І переробл. – К.: Атіка, 2004. 592с.)






База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка