Краткое содержание в Интернете 1 Краткое содержание 3 часть I 10 Основы Интернета 10 Что такое Интернет 11



Скачати 11.08 Mb.
Сторінка5/35
Дата конвертації31.03.2017
Розмір11.08 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   35
Глава 4

Конфигурирование программ электронной почты

К настоящему времени вы, вероятно, уже научились создавать, читать и отправ­лять сообщения, печатать и удалять их, отвечать на письма других пользователей. Однако большая часть пользователей даже не предполагает, какими возможно­стями обладает программа электронной почты, не знает, как наилучшим образом установить ее параметры, и поэтому в своей работе применяет лишь некоторые ее команды и функции.

В этой главе описаны наиболее широко распространенные почтовые клиенты, а именно Outlook, Outlook Express и The Bat!. Здесь же рассматриваются почто­вые сервисы Yahoo Mail, Hotmail и Mail.Ru, с помощью которых пользователи могут принимать и отправлять сообщения с их веб-узлов.

Мы ограничимся описанием работы указанных программ только в среде Win­dows ХР, однако они могут быть использованы в других версиях Windows и даже в системе Мае. Основные команды почтовых программ описаны в приведенных ниже таблицах, и, скорее всего, вы их уже знаете. Эта глава посвящена тем коман­дам, которые еще не известны широкому кругу пользователей. Первый раздел со­держит некоторые базовые определения, являющиеся общими для всех почтовых программ. Вы можете пропустить его и перейти к разделу, посвященному исполь­зуемой программе. Если хотите больше узнать о методах отправки и получения вложений (глава 5), борьбы со спамом и предварительной сортировки сообщений по темам, а также по именам или адресам отправителей (глава 6), обратитесь к дру­гим главам этой части. Пользователям Outlook и Outlook Express мы рекомендуем также прочесть раздел главы 6, посвященный защите от вирусов.

Общие концепции

Все клиенты электронной почты функционируют по сходным принципам, при­чем это касается даже использования клавиш, предназначенных для выполнения команд по работе с электронной почтой. Запуская любое приложение электрон­ной почты, вы выполняете одни и те же основные задачи — чтение и отправку электронных сообщений. Почтовую программу можно сконфигурировать для по­лучения сообщений и их отправки по одному либо нескольким адресам электрон­ной почты, а также одному или нескольким пользователям. Некоторые почтовые программы имеют средства автоматической вставки подписей, сохранения шаб­лонов сообщений, создания специальных папок для упорядочения сообщений в со­ответствии с именами отправителей и тематикой.

Конфигурирование клиента электронной почты

При инсталляции и настройке POP-клиента электронной почты вам будет пред­ложено ввести некоторую информацию. Состав этой информации может варьи­роваться, но, как правило, программа запрашивает следующие сведения:


  • ваше имя, то есть имя, которое будет отображаться в строке От отсылаемых сообщений;

  • ваш электронный адрес;

  • регистрационное имя, то есть имя, которое используется при регистрации у провайдера электронной почты;

  • имя почтового сервера входящей почты, где будут храниться электронные со­общения, пока вы их не заберете (информацию о сервере входящей почты можно получить у провайдера, но если вашим электронным адресом является, скажем, alison@tiac.net, то входящий сервер, вероятнее всего, будет иметь имя tiac.net);

  • тип сервера входящей почты, обычно POP, РОРЗ или IMAP;

  • имя почтового сервера исходящей почты, то есть SMTP, куда вы отправляете свое сообщение (для выполнения некоторых приложений электронной почты требуется, чтобы исходящие сообщения проходили через тот же сервер, что и входящие, поэтому данная информация может не понадобиться).

Во время установки клиента электронной почты может поступить запрос о том, желаете ли вы сохранить пароль на своем компьютере (в таком случае его не при­дется вводить всякий раз, когда клиент электронной почты регистрируется на почтовом сервере). Но сделать это можно лишь при условии, что ваш компьютер защищен от несанкционированного доступа. Иначе любой пользователь сможет, воспользовавшись им, отослать электронное сообщение от вашего имени.

Не исключено, что программа установки задаст вопрос относительно того, хотите ли вы, чтобы устанавливаемый клиент электронной почты был клиентом, задан­ным по умолчанию. Такой клиент запускается после щелчка на ссылке mailto, раз­мещенной на веб-странице (то есть на ссылке, содержащей электронный адрес). С другой стороны, создание электронного сообщения можно инициировать, не прибегая к открытию клиента электронной почты. Если устанавливаемый клиент является у вас единственным, тогда можно смело придать ему статус заданного по умолчанию. Но если вы не воспользуетесь предложенной возможностью, то в ука­занном качестве можно будет определить другой клиент электронной почты.

Переключение между почтовыми программами

Установив клиент электронной почты, вы получите в свое распоряжение ряд очень интересных возможностей.



  • Если вы желаете выйти из программы электронной почты или прекратить ра­боту на компьютере, где отсутствуют средства обработки электронных сооб­щений, выберите функцию, позволяющую не удалять электронную почту с входящего почтового сервера. Использование такой функции позволит вам,

вернувшись на свой компьютер или обратившись к своему обычному клиенту электронной почты, опять получить все эти сообщения.

  • Переход к другим клиентам электронной почты может превратиться в до­вольно неприятную процедуру, если сохраненные сообщения находятся в раз­личных папках. Ряд клиентов электронной почты способны конвертировать папки и сообщения из других программ (с этой возможностью вам следует познакомиться поближе).

  • Некоторые клиенты электронной почты располагают командами, которые по­зволяют перенаправить сообщения, сохраняя информацию об исходном от­правителе. Например, при получении сообщения, которое на самом деле пред­назначено кому-либо другому, вы сможете отправить его по иному адресу.

Если при отправке полученной вами электронной почты более чем по одному электронному адресу будет использоваться клиент электронной почты, вам сле­дует сконфигурировать его для выполнения этой задачи.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если вы располагаете учетной записью пользователя Интернета (не являющейся учет­ной записью AOL или CompuServe), изменения, вносимые вашей программой электрон­ной почты при пересылке, не окажут никакого влияния на ваш электронный адрес.

Использование нескольких адресов электронной почты

Некоторые почтовые программы позволяют работать с большим количеством ад­ресов электронной почты (учетными записями) и множеством пользователей, обеспечивая поддержку нескольких адресов электронной почты для одного поль­зователя, а также поддержку отдельных почтовых ящиков для различных пользо­вателей.

Несколько адресов электронной почты для одного пользователя

Если вы ведете интенсивную переписку со многими пользователями и получае­те большое количество сообщений электронной почты, то для их систематизации и упорядочения одной лишь функции фильтрации, описанной в главе 6, может оказаться недостаточно. В данном случае вам наверняка понадобятся несколько учетных записей, каждая из которых будет использоваться для конкретной цели. Если вы занимаетесь различными видами деятельности, предположим, являетесь преподавателем йоги и писателем, то на визитной карточке можете указать различ­ные адреса электронной почты для переписки по каждому виду деятельности. Так, в визитке преподавателя йоги можно было бы указать адрес yogaprof@gurus.com, а в визитке писателя — адрес writer@iecc.com. В этом случае по адресу сообщения легко догадаться, о чем пойдет речь. Если вы получаете сообщения по рассылке и участвуете в телеконференциях, то для их хранения используйте еще один ад­рес, так как существует вероятность поступления по этому адресу некоторой доли спама. Удобно иметь отдельный адрес электронной почты для переписки с друзь­ями, что также позволит защититься от ненужных сообщений.

Такие почтовые программы, как Outlook, Outlook Express и The Bat!, поддержи­вают несколько учетных записей для одного пользователя и предоставляют ему возможность фильтровать получаемые сообщения с учетом темы и отправителя.

Применение одной почтовой программы несколькими пользователями

Если с почтовой программой, установленной на одном компьютере, работают не­сколько пользователей, каждому из них следует назначить отдельную учетную запись. Следовательно, сообщения, подписи и бланки всех пользователей будут храниться в отдельных папках.

В большинстве почтовых программ возможность работы на одном компьютере нескольких пользователей обеспечивается посредством профилей пользователей. С помощью профилей для каждого пользователя задается собственный набор почтовых ящиков, устанавливаются параметры конфигурации программы, благо­даря чему пользователь обычно даже не догадывается о том, что кто-то еще рабо­тает с используемой им программой электронной почты. Однако не во всех про­граммах профили обеспечивают достаточную защиту данных.

Доступ к электронной почте при нахождении вне офиса

Если вы берете с собой в дорогу портативный компьютер, то без особого труда сможете подключиться к Интернету и получить доступ к своему почтовому ящи­ку. Для подключения следует задействовать, как уже было сказано, прямую теле­фонную линию, высокоскоростное соединение или беспроводной канал связи. После подключения к сети можно принимать и отправлять сообщения, пользуясь собственной почтовой программой или почтовой веб-службой.

Использование почтовой программы

Посредством программ электронной почты вы можете читать свои сообщения, так как программа взаимодействует с POP- и IMAP-серверами независимо от способа подключения к Интернету. Однако ваш провайдер может отказаться от передачи сообщений, поскольку большинство провайдеров, чтобы ограничить количество спама, закрывают доступ к своим SMTP-серверам всем компьютерам, которые не подключены непосредственно к ним. Чтобы отправить почту, необходимо узнать имя сервера SMTP своего провайдера и соответствующим образом сконфигури­ровать почтовую программу. (Инструкции по конфигурированию наиболее по­пулярных программ рассматриваются в этой главе.)

Если вы, предположим, пользуетесь услугами провайдера EarthLink и отправляе­те сообщения через его почтовый сервер smtp.earthlink.com, то столкнетесь с про­блемой при соединении с Интернетом через другого провайдера. Находясь в офи­се или дома, узнайте имя своего сервера SMTP; если вы находитесь в гостинице или интернет-кафе, воспользуйтесь инструкциями по отправке почты.

Pegasus, бесплатная почтовая программа

Pegasus — это универсальный, широко распространенный клиент элек­тронной почты. Он был создан в 1990 году новозеландцем Дэвидом Хар- рисом (David Harris), который продолжает обновлять и поддерживать дан­ный клиент. В отличие от многих других клиентов электронной почты, Pegasus обеспечивает передачу и прием сообщений в фоновом режиме. Иначе говоря, в то время как вы читаете и создаете электронные сообще­ния, Pegasus может отправлять и получать почту. Эта программа работает с подписями и бланками, располагает обширными возможностями по ус­тановке фильтров, доступна для пользователей всех версий Windows, DOS, а также Мае.

Чтобы загрузить приложение Pegasus, обратитесь по адресу www.pega- sus.usa.com. Распространяется оно бесплатно, однако если вы захотите по­лучить руководство к данной программе, то за него придется платить.

Использование веб-почты

Некоторые провайдеры предоставляют возможность подключаться к серверу элек­тронной почты посредством веб-интерфейса. Находясь вдали от дома и офиса, вы можете обратиться на сервер провайдера и прочитать все полученные на ваше имя сообщения. Если провайдер не предоставляет такой интерфейс или если сообще­ния хранятся на сервере POP (а не на сервере IMAP), получить доступ к почте можно посредством почтового веб-сервиса, например Hotmail или Yahoo Mail. Сконфигурируйте сервис Yahoo Mail, Hotmail или другой почтовый веб-сервис, с тем чтобы иметь возможность читать сообщения со своего сервера POP.

Если почта постоянно находится на ІМАР-сервере, то добраться к ней посредст­вом большинства из существующих веб-сервисов невозможно. Однако с помо­щью почтового веб-сервиса Mail2Web (www.mail2web.com) это можно сделать без особых усилий. В отличие от Yahoo Mail и Hotmail, сервис Mail2Web не предос­тавляет пользователям почтовые ящики; он лишь позволяет обратиться к почто­вому POP- или ІМАР-ящику через веб-интерфейс, независимо от способа под­ключения к Интернету.

Правда, было бы удобнее регулярно проверять почтовый ящик Yahoo Mail, Hot­mail или Mail2Web, чем предлагать своим корреспондентам писать на адрес Yahoo Mail или Hotmail. Преимущества такого подхода заключаются в том, что нет необ­ходимости сообщать каждому корреспонденту об изменении почтового адреса.

Дополнительные возможности конфигурирования

Перечислим ряд возможностей, которые обеспечивают параметры конфигурации, характерные для большинства почтовых программ.

► Защита от вирусов. Вы можете сконфигурировать свою почтовую программу таким образом, чтобы воспрепятствовать заражению компьютера вирусами

и рассылке инфицированных сообщений по адресам, находящимся в вашей адресной книге. Это особенно важно, если используются программы Outlook и Outlook Express, для которых создается преобладающая часть вирусов.



  • Папки. Большинство почтовых программ имеет несколько стандартных па­пок для хранения сообщений. Обычно это папки для входящей и исходящей почты, а также для удаленных сообщений. Вы можете создать собственные папки для распределения почты с учетом отправителя, темы, клиента, проекта или другого критерия.

  • Окно с сообщениями. Обычно в окне отображается список сообщений и ука­зываются имя отправителя, тема сообщения и дата. Некоторые программы позволяют задавать отображение и других видов информации или скрывать столбцы с определенными данными. Большинство программ также дает воз­можность сортировать список сообщений в папке, обычно щелкая на заголов­ке того или иного столбца. Например, если нужно отсортировать сообщения по имени отправителя, следует щелкнуть на заголовке столбца От или Отпра­витель. Если такой прием «не сработает», ищите в меню команду, специально предназначенную для сортировки сообщений. У вас также имеется возмож­ность изменять ширину столбцов. Во многих программах для изменения ши­рины столбца нужно поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца, а затем перетащить разделитель влево или вправо, то есть сделать столбец более узким или более широким.

  • Панель инструментов. В некоторых почтовых программах можно изменять набор кнопок на панели инструментов, например для того чтобы включить кнопки задач, которые выполняются наиболее часто. И, конечно же, нетрудно удалить кнопки, которые никогда не используются.

  • Подписи. Ваше имя, адрес электронной почты и другая идентификационная информация должны помещаться в конце каждого отправляемого почтового сообщения. Чтобы упростить ввод такого рода данных, преобладающая часть почтовых программ позволяет заранее создавать подпись, то есть файл с тек­стом, который будет добавлен в конец каждого отправляемого сообщения. Размер подписи должен быть ограничен четырьмя строками, иначе ваши по­стоянные респонденты будут неоднократно получать одну и ту же длинную подпись. Включите в подпись свое имя, адрес электронной почты и название организации, которую вы представляете. Не следует указывать почтовый ад­рес или номер телефона, потому что люди, которые увидят подпись, вероят­нее всего, вступят с вами в контакт по электронной почте.

  • Бланки. Если вам приходится многократно отправлять какие-то сообщения, внося в них лишь незначительные изменения, выясните, позволяет ли почто­вая программа создавать бланки — шаблоны писем. Некоторые программы обладают возможностью сохранять файлы бланков с заголовками и текстом, который необходимо включать в часто отправляемые сообщения. Компонуя сообщение с использованием бланка, вначале нужно выбрать имя бланка. За­тем можно отредактировать текст сообщения, чтобы включить в него инфор­мацию, предназначенную для конкретного получателя. Часто используемый текст сообщения удобно сохранить в виде черновика. Не забудьте о функции

копирования и вставки (в большинстве программ Windows это комбинации клавиш Ctrl+C и Ctrl+V): копирование текста из одного места в другое в некото­рых случаях может быть самым простым способом формирования письма.

Ниже будет рассказано, как конфигурировать и применять дополнительные функ­ции наиболее популярных почтовых программ.

Почтовые клиенты Outlook и Outlook Express

Outlook и Outlook Express — это основные программные продукты Microsoft, представленные на рынке почтовых клиентов. Фактически Outlook 2002 не толь­ко передает и принимает сообщения электронной почты, но и выполняет очень много дополнительных функций, в том числе предоставляет в распоряжение пользователя планировщик и календарь, реализует возможности по отслежива­нию сообщений.

В составе пакета Microsoft Office ХР поставляется приложение Outlook, доступное для загрузки по адресу www.microsoft.com/outlook. (Инструкции по инсталляции программ из Веб содержатся в главе 28.) Пользователям пакета Microsoft Office эта программа предоставляется бесплатно, остальные желающие могут приобре­сти ее у компании-производителя или на сайте фирмы Microsoft. Предпочитаю­щим использовать клиента электронной почты, который обладает меньшими воз­можностями и опирается в своей работе на более ограниченные ресурсы компью­тера, рекомендуем обратиться к программе Outlook Express, входящей в состав Windows ХР и Internet Explorer 6. Если же вы работаете в среде Windows ХР, но пиктограмма Outlook Express в разделе Быстрый запуск панели задач не отобража­ется, выберите команду Пуск ► Настройка ► Панель управления, запустите апплет Установка и удаление программ, щелкните на вкладке Установка компонентов Win­dows и установите флажок возле элемента Microsoft Outlook Express в списке компо­нентов Windows.

Далее в этом разделе описывается программа Outlook 2002, но большинство ее ко­манд можно применить и в Outlook Express. В табл. 6.1 описано, как в программе Outlook выполняются стандартные для почтового клиента задачи. Типичное окно Outlook 2002 показано на рис. 4.1, а окно Outlook Express 6 — на рис. 4.2.



Таблица 4.1. Возможности программы Outlook






Задача

Действие
Примечание





Создание нового сообщения

Проверка почты

Щелкните на кнопке Создать новое сообщение или нажмите Ctrl+N

Щелкните на кнопке Отправить/ получить или нажмите Ctrl+M

Для того чтобы отправить сообщение, следует щелкнуть на кнопке Отправить

Можно также выбрать команду Сервис ► Отправить/получить. При появлении нового электронного сообщения вы увидите новую кнопку в панели задач




Задача

Действие
Примечание





Автоматическая Выберите команду Сервис ► проверка почты Параметры, щелкните на вкладке Настройка почты и нажмите кнопку Отправить/получить (в Outlook Express используйте команду Сервис ► Параметры и выберите вкладку Общие)

Печать Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P Вы также можете выбрать команду

сообщения или кнопку Печать Файл ► Печать

Удаление Щелкните на кнопке Delete панели Ваше сообщение будет отправлено

сообщения инструментов или нажмите клавишу в Корзину

Del






Отправка почты Щелкните на кнопке Отправить или воспользуйтесь комбинацией клавиш СМ+Р

Вы можете также выбрать команду Действия ► Отправить.

(в Outlook Express — команду Сообщение ► Переслать)






Ответить всем или же воспользуйтесь комбинацией клавиш СМ+И либо СМ+ЗЫА+И команды Действия ► Ответить или Действия ► Ответить всем


Ответ

на сообщение

Щелкните на кнопке Ответить либо Это можно сделать и с помощью
(в Outlook Express —Сообщение ► Ответить отправителю или Сообщение ► Ответить всем)







Проверка правописания
Выберите команду Сервис ► Правописание или нажмите F7





Выберите команду

Сервис ► Параметры, а затем

откройте вкладку Правописание

Щелкните на кнопке Адресная книга, либо вызовите команду Сервис ► Адресная книга, либо нажмите комбинацию клавиш




Настройка параметров проверки правописания

Отображение адресной книги


ап+вып+в

Установите флажок Автоматически проверять орфографию

Адресную книгу можно использовать для поиска и выбора имен, адресов электронной почты и списков рассылки при задании адресов получателей сообщений






Сохранение Щелкните на кнопке Адресная книга

адресов и выберите команду Создание

адреса

Сохранение Щелкните на адресе правой



адреса текущего кнопкой мыши и выберите сообщения в контекстном меню команду

Добавить к контактам







Создание папки Выберите команду Файл ► Папка ► Создать папку или нажмите комбинацию клавиш СМ+вит+Е

В открывшемся диалоговом окне выберите папку, в которой должна быть создана новая папка



Таблица 4.1 (продолжение)






Задача

Действие
Примечание





Перемещение сообщения в папку

Создание подписей

Вставка подписи в сообщение

Сохранение почты на сервере

Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении и задайте команду Переместить в папку, после чего выберите папку, в которую хотите поместить сообщение

Выберите команду Сервис ► Параметры, после чего откройте вкладку Сообщение и нажмите кнопку Подписи

(В Outlook Express нажмите кнопку Вставить подпись)

Выберите команду Вставка ► Подпись

Задайте команду Сервис ► Учетные записи электронной почты и в открывшемся диалоговом окне установите переключатель Посмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты

Вы можете просто перетащить сообщение в папку

В поле Введите имя нового образца задайте имя (идентификатор) подписи. В области Выберите способ создания установите соответствующие параметры подписи. Нажмите кнопку Далее. В поле Текст подписи введите текст, который будет использоваться в качестве подписи. В это поле может быть вставлен текст из другого документа

Для автоматической вставки подписи во все новые сообщения выберите в главном окне команду Сервис у Параметры у Сообщение. В списке Создать сообщение в формате укажите нужный формат сообщения. В поле Подпись выберите подпись, которая будет использоваться в новых, ответных и пересылаемых сообщениях.

В окне Учетные записи электронной почты нажмите кнопку Далее, а затем, выбрав учетную запись, — кнопку Изменить. В открывшемся окне нажмите кнопку Другие настройки, в окне Настройки электронной почты Интернета перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Оставлять копии сообщений на сервере






Выберите команду Правка ► Найти либо воспользуйтесь комбинацией клавиш СМ+Е

Изменение Примените команду Сервис у

настроек Параметры и выберите вкладку

Настройка почты, после чего нажмите кнопку Учетные записи


Просмотр почты
(В Outlook Express воспользуйтесь командой Сервис ► Учетные записи, откройте вкладку Почта, выберите учетную запись, которую хотите изменить, и щелкните на кнопке Свойства)


[о] Исходящие ^Microsoft Outlook





Файл Правка Вид Избранное Сервис Действия Справка ф Назад А ^ оийоок: Исходящие

ф Назад Й г^ По получателю

Введите вопрос Контакты Отправить^олучить ■







- ф Переход

ф Назад
outlook: Исходящие






Искать в * Ис; Найти

Ярлыки Outlook

Просмотреть:

! D V 0 Кому Тема

Отп...

Нет элементов для просмотра в данном представлении.

Outlook сегодня

Hotmail - Входящие


Список папок X





Календарь

fed



Кому

[jbartemida d@ukf.net



гтшвшшш

Q Outlook Express В © Локальные папки Входящие Исходящие ■\J=l Отправленные £5} Удаленные Черновики !. У Hotmail

> Автономная работа
Мои ярлыки

Другие ярлыки

Всего элементов:О

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   35


База даних захищена авторським правом ©lecture.in.ua 2016
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка